Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang paling penting dalam kehidupan sehari-hari. Surat dapat berupa surat resmi, surat bisnis, surat pribadi, dan lainnya. Setiap jenis surat memiliki isi yang berbeda. Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi.
Kepala Surat (Kop Surat). Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kepala surat biasanya berisi nama pengirim, alamat pengirim, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat juga dapat berisi logo atau stempel perusahaan.
Tempat dan Tanggal Surat. Setelah kepala surat, biasanya disertakan tempat dan tanggal surat. Tempat dan tanggal surat menunjukkan kapan dan di mana surat dibuat.
Nomor Surat. Setelah tempat dan tanggal surat, biasanya disertakan nomor surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengirim dan penerima untuk mengidentifikasi surat.
Lampiran yang Disertakan. Setelah nomor surat, biasanya disertakan daftar lampiran yang disertakan bersama surat. Lampiran dapat berupa dokumen, foto, atau berkas lainnya.
Hal/Perihal. Setelah lampiran yang disertakan, biasanya disertakan hal atau perihal surat. Hal atau perihal surat berisi topik atau tujuan surat.
Alamat Tujuan. Setelah hal atau perihal surat, biasanya disertakan alamat tujuan. Alamat tujuan berisi alamat lengkap penerima surat.
Salam Pembuka. Setelah alamat tujuan, biasanya disertakan salam pembuka. Salam pembuka biasanya berisi salam yang sopan dan menyebut nama penerima surat.
Isi surat. Setelah salam pembuka, biasanya disertakan isi surat. Isi surat berisi informasi penting yang ingin disampaikan oleh pengirim.
Item lainnya. Selain kepala surat, tempat dan tanggal surat, nomor surat, lampiran yang disertakan, hal/perihal, alamat tujuan, salam pembuka, dan isi surat, ada beberapa item lain yang biasanya disertakan dalam surat resmi. Item lain tersebut antara lain nama penerima surat, tanda tangan pengirim, dan paraf penerima surat.
Surat resmi memiliki banyak bagian yang harus diperhatikan. Setiap bagian memiliki fungsi yang berbeda dan penting. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa semua bagian surat resmi telah diisi dengan benar. Dengan begitu, surat resmi dapat berfungsi dengan baik dan menyampaikan informasi yang tepat.