Kalbariana.web.id – Sebelum kita memulai pembahasan tentang tutorial membuat surat pengiriman barang dalam bahasa Inggris, perlu diketahui bahwa surat pengiriman barang memiliki peranan penting dalam persuratan bisnis dan perdagangan internasional. Surat ini digunakan sebagai bukti pengiriman barang dari pihak penjual ke pihak penerima. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami struktur dan tata cara penulisan surat pengiriman barang yang baik dan benar dalam bahasa Inggris.
Dalam tutorial ini, Ahli Bahasa akan memberikan panduan lengkap beserta contoh-contoh terbaik dalam membuat surat pengiriman barang dalam bahasa Inggris. Dengan mengikuti tutorial ini, diharapkan Anda dapat menghasilkan surat pengiriman barang yang profesional dan efektif dalam memenuhi kebutuhan persuratan bisnis dan perdagangan internasional.
1. Menentukan Jenis Surat Pengiriman Barang
Sebelum menulis surat pengiriman barang dalam bahasa Inggris, kita perlu menentukan jenis surat yang akan kita tulis terlebih dahulu. Terdapat dua jenis surat pengiriman barang yaitu surat pengiriman barang reguler dan surat pengiriman barang express. Pada surat pengiriman barang reguler, pengiriman barang akan dilakukan dalam waktu yang lebih lama dan biaya yang relatif lebih murah. Sedangkan pada surat pengiriman barang express, pengiriman barang akan dilakukan dengan waktu yang lebih cepat namun biayanya lebih mahal. Penting untuk menentukan jenis surat yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Biasanya, surat pengiriman barang reguler digunakan untuk pengiriman barang dalam jumlah besar dan tidak memiliki waktu yang mendesak. Sedangkan surat pengiriman barang express umumnya digunakan untuk pengiriman barang dalam jumlah kecil dan memerlukan waktu pengiriman yang cepat seperti untuk pengiriman dokumen penting atau barang-barang yang mudah rusak.
2. Memperhatikan Struktur Surat Pengiriman Barang
Struktur surat pengiriman barang dalam bahasa Inggris terdiri dari tiga bagian utama yaitu header, body, dan footer. Header berisi informasi tentang perusahaan pengirim dan penerima serta tanggal pengiriman barang. Body berisi rincian informasi mengenai barang yang akan dikirim dan metode pengiriman yang digunakan. Sedangkan footer berisi informasi penutup dan tanda tangan pengirim.
Perlu diperhatikan bahwa informasi yang disajikan pada setiap bagian harus jelas, akurat, dan terorganisasi dengan baik. Hal ini bertujuan agar surat pengiriman barang dapat dipahami dengan mudah oleh pihak yang menerimanya.
3. Menulis Rincian Informasi Barang yang Dikirim
Saat menulis rincian informasi tentang barang yang akan dikirim, pastikan Anda mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas seperti jenis barang, jumlah barang, berat barang, dan nilai barang. Penggunaaan unit of measurement yang sesuai juga sangat penting seperti menggunakan kilogram untuk berat dan meter untuk ukuran.
Contoh penggunaan kalimat yang tepat dalam Bahasa Inggris adalah “We are sending 10 boxes of clothing items with a total weight of 75 kilograms and a total value of USD 5000” atau “The shipment consists of 100 units of electronic devices with a total weight of 1500 kilograms and a total value of USD 100,000”.
4. Memilih Metode Pengiriman yang Tepat
Setelah menentukan jenis surat pengiriman barang, Anda juga perlu memilih metode pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Terdapat beberapa metode pengiriman barang seperti laut, udara, dan darat. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dan dapat disesuaikan dengan jenis barang dan deadline pengiriman.
Penting juga untuk memperhatikan biaya pengiriman yang dibutuhkan sebelum memilih metode pengiriman yang tepat. Hal ini akan membantu Anda untuk mempertimbangkan apakah biaya pengiriman sesuai dengan anggaran yang telah disediakan atau tidak.