Kalbariana.web.id – Menulis surat undangan tidak resmi dapat menjadi tantangan tersendiri, terutama jika Anda harus menulis dalam bahasa Inggris. Namun, dengan beberapa tips dari ahli bahasa dengan pengalaman 10 tahun, Anda akan bisa menulis surat undangan yang benar dan efektif. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
Menentukan Tujuan Surat Undangan
Sebelum mulai menulis, pastikan Anda sudah menentukan tujuan dari surat undangan tersebut. Apakah Anda ingin mengundang seseorang untuk acara pribadi atau profesional? Apakah surat undangan tersebut untuk undangan pertemuan atau acara formal? Penentuan tujuan akan membantu Anda untuk menentukan bahasa yang tepat dan gaya penulisan yang sesuai.
Jangan lupa untuk menyebutkan tujuan surat undangan tersebut di awal kalimat pembuka. Misalnya, “Saya ingin mengundang Anda untuk menghadiri acara ulang tahun saya yang akan diadakan pada tanggal 7 Agustus 2021.” Hal ini akan memudahkan penerima surat untuk mengerti tujuan surat undangan tersebut.
Selain itu, pastikan juga untuk memberikan informasi yang lengkap dan jelas, seperti tanggal, waktu, dan tempat acara. Hindari menggunakan istilah yang ambigu atau hanya memberikan sebagian informasi saja, agar penerima surat mudah mengerti dan dapat mempersiapkan diri dengan baik.
Menggunakan Bahasa yang Tepat dan Sopan
Bahasa yang digunakan dalam surat undangan tidak resmi haruslah sopan, tetapi tidak terlalu formal seperti surat undangan resmi. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan tidak terlalu rumit, agar penerima surat tidak merasa kesulitan untuk mengerti maksud dari surat undangan tersebut. Hindari juga menggunakan bahasa yang terlalu akrab atau slang yang kurang pantas.
Salah satu cara untuk menggunakan bahasa yang sopan adalah dengan menambahkan kalimat pembuka dan penutup yang sesuai. Misalnya, “Dear John” atau “Dear Ms. Smith” untuk kalimat pembuka, dan “Best regards”, “Yours sincerely”, atau “Sincerely yours” untuk kalimat penutup. Hal ini akan memberikan kesan sopan dan menghargai penerima surat.
Jangan lupa untuk menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar, serta hindari kesalahan ketik atau tata bahasa yang buruk. Surat undangan yang ditulis dengan bahasa yang benar dan sopan akan memberikan kesan yang baik pada penerima surat.
Menggunakan Format yang Jelas dan Rapi
Format surat undangan tidak resmi haruslah jelas dan rapi, agar penerima surat mudah mengerti dan tidak terkesan kacau. Gunakan format yang sesuai dengan jenis surat undangan yang Anda tulis, misalnya menggunakan bullet point untuk memberikan informasi yang penting atau menggunakan bold atau italic untuk menekankan kata-kata tertentu.
Pilih juga jenis huruf yang jelas dan mudah dibaca, seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Hindari menggunakan jenis huruf yang terlalu kecil atau terlalu besar, dan jangan menggabungkan beberapa jenis huruf yang berbeda.
Selain itu, pastikan juga untuk menggunakan margin yang tepat dan rata kanan kiri yang baik. Hindari membuat paragraf yang terlalu panjang atau terlalu pendek, dan pisahkan setiap informasi dengan jarak yang cukup. Semua hal ini akan membuat surat undangan menjadi lebih mudah dibaca dan dipahami.
Menambahkan Sentuhan Personal
Terakhir, jika Anda ingin menulis surat undangan yang lebih spesial dan personal, cobalah untuk menambahkan sentuhan personal di dalamnya. Misalnya, memasukkan foto atau gambar yang berkaitan dengan acara, atau menuliskan kalimat yang membuat penerima surat merasa dihargai seperti “Saya sangat senang jika Anda bisa hadir di acara saya.”
Hal ini akan membuat surat undangan Anda lebih menarik dan membuat penerima surat merasa lebih dihargai. Namun, pastikan juga sentuhan personal yang Anda tambahkan tidak terlalu berlebihan dan masih sesuai dengan jenis surat undangan yang Anda tulis.
Dalam menulis surat undangan tidak resmi dalam bahasa Inggris, ingatlah untuk menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, format yang rapi, dan menambahkan sentuhan personal jika diperlukan. Dengan menerapkan beberapa tips ini, Anda akan bisa menulis surat undangan yang benar dan efektif, dan membuat penerima surat merasa dihargai.