Kalbariana.web.id – Berikut adalah panduan dan tips praktis untuk membuat surat persetujuan atasan langsung pada persuratan agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugas kantor.
Dalam dunia kerja, ada banyak sekali surat-surat yang harus dibuat, diantaranya adalah surat persetujuan atasan langsung. Bagi sebagian orang, membuat surat persetujuan ini terkesan sulit dan memakan waktu. Namun sebenarnya, membuat surat persetujuan atasan langsung bisa dilakukan dengan mudah dan cepat jika menggunakan metode yang tepat.
1. Pahami Tujuan dan Isi Surat
Sebelum mulai menulis surat persetujuan atasan langsung, pastikan anda memahami tujuan dan isi dari surat tersebut. Surat persetujuan pada dasarnya adalah surat yang berisi persetujuan dari atasan langsung untuk melakukan sesuatu hal tertentu. Dalam surat persetujuan ini, perlu terdapat uraian singkat tentang apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan, dan oleh siapa.
Setelah memahami tujuan dan isi dari surat persetujuan, pastikan anda sudah menyiapkan semua data dan dokumen yang diperlukan agar proses penulisan bisa berlangsung lebih cepat dan mudah.
Selain itu, pastikan anda menggunakan bahasa yang jelas, lugas, dan formal agar surat lebih mudah dipahami oleh atasan langsung dan tidak menimbulkan salah pengertian.
2. Gunakan Format Surat yang Tepat
Pada umumnya, surat persetujuan atasan langsung menggunakan format surat resmi. Format surat resmi terdiri dari beberapa bagian seperti kepala surat, tanggal surat, nomor surat, kepada siapa surat ditujukan, isi surat, penutup, dan tanda tangan. Pastikan anda menggunakan format surat yang tepat agar surat persetujuan yang anda buat terlihat rapi dan professional.
Hal penting lain yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat persetujuan adalah penggunaan bahasa dan tata cara penulisan yang benar. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau kata-kata yang berlebihan atau malah terlalu singkat. Perhatikan juga tata cara penulisan dan penggunaan tanda baca agar surat lebih mudah dipahami.
Dalam penulisan surat persetujuan atasan langsung, pastikan anda sudah mencantumkan nama, jabatan, dan tanda tangan yang jelas. Surat yang sudah ditandatangani oleh atasan langsung akan lebih memudahkan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas yang diberikan.
3. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Menghormati
Menggunakan bahasa yang sopan dan menghormati adalah hal yang wajib dalam penulisan surat persetujuan atasan langsung. Hindari penggunaan bahasa yang kasar, menghina, atau meremehkan atasan langsung. Pastikan anda menggunakan bahasa yang santun dan memperlihatkan rasa hormat yang tinggi kepada atasan langsung.
Selain itu, pastikan anda sudah memperhatikan aturan-aturan tata cara penulisan surat yang berlaku. Contohnya, penulisan huruf kapital pada awal kalimat atau pada nama orang atau perusahaan, serta penggunaan tanda baca yang benar.
Terakhir, pastikan anda sudah memeriksa tata letak dan kesesuaian antara isi surat dengan format surat yang anda gunakan. Hal ini sangat penting agar surat yang anda buat terlihat rapi dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat tersebut.
4. Perhatikan Kesesuaian Isi dan Tujuan Surat
Dalam penulisan surat persetujuan atasan langsung, pastikan anda memperhatikan kesesuaian isi dan tujuan surat. Jangan sampai isi surat persetujuan yang anda buat tidak sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai atau jauh dari tema yang diberikan. Hal ini dapat menimbulkan kesalahpahaman atau bahkan dapat menimbulkan konflik di kemudian hari.
Selain itu, pastikan anda sudah memperhatikan waktu pengiriman surat yang anda buat. Jangan sampai surat persetujuan yang sudah anda buat terlambat atau tidak tepat waktu. Hal ini dapat memicu kemacetan dalam proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas yang diberikan.
Terakhir, pastikan anda sudah memeriksa kembali surat persetujuan yang sudah anda buat untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam penulisan dan penggunaan bahasa.