Kalbariana.web.id – Menulis surat permohonan rekomendasi kegiatan yang baik dan benar adalah salah satu keterampilan penting yang harus dimiliki oleh setiap individu, terutama mereka yang sering melibatkan diri dalam kegiatan yang memerlukan dukungan dari orang lain. Meskipun terkesan klise, namun sebuah surat yang baik dan benar dapat membantu memastikan kegiatan Anda berjalan dengan sukses dan mendapatkan dukungan dari semua pihak yang relevan.
Berikut ini akan dipaparkan beberapa tips penting dalam cara menulis surat permohonan rekomendasi kegiatan yang baik dan benar, yang perlu Anda ketahui untuk membantu Anda dalam menyelesaikan tugas ini dengan mudah dan efektif.
1. Siapa Penerima Surat
Selalu pastikan bahwa surat permohonan rekomendasi kegiatan Anda dialamatkan ke orang yang tepat. Setiap organisasi memiliki protokol tertentu dalam hal ini, jadi pastikan Anda mengetahui siapa yang tepat untuk menerima surat Anda. Ini akan membantu memastikan bahwa surat Anda sampai di tangan yang tepat dan mendapatkan perhatian yang pantas.
Untuk menemukan penerima yang tepat, mungkin perlu melakukan riset, seperti mengecek situs web organisasi atau menanyakan kepada orang yang lebih berpengalaman dalam organisasi tersebut.
Jangan lupa untuk menuliskan nama dan jabatan penerima dengan jelas pada surat Anda, diikuti dengan alamat lengkap dan nomor telepon atau email yang dapat dihubungi.
2. Tujuan Surat
Tujuan surat permohonan rekomendasi kegiatan Anda adalah untuk meminta rekomendasi atau dukungan untuk kegiatan yang akan dilakukan. Oleh karena itu, tuliskan dengan jelas tujuan surat Anda agar penerima surat dapat memahami dan merespons dengan tepat.
Tujuan surat dapat ditulis dalam bentuk kalimat pendek, seperti “Dengan surat ini, kami ingin memohon dukungan untuk kegiatan seminar yang akan dilakukan pada tanggal 12 Oktober 2021.” Tuliskan tujuan Anda pada awal paragraf atau pada bagian terpisah yang menonjol agar mudah dikenali oleh penerima.
Setelah menuliskan tujuan, sertakan juga deskripsi singkat tentang kegiatan yang akan dilakukan dan manfaat yang akan diperoleh dari kegiatan tersebut. Hal ini akan membantu penerima surat memahami kepentingan kegiatan dan memberikan tanggapan yang lebih baik.
3. Pengenalan Diri dan Latar Belakang
Selanjutnya, sertakan pengenalan diri dan latar belakang Anda atau organisasi yang mewakili dalam surat permohonan rekomendasi kegiatan Anda. Hal ini penting untuk membantu penerima surat memahami siapa Anda atau organisasi Anda dan bagaimana kegiatan yang akan dilakukan terkait dengan Anda atau organisasi Anda.
Pada bagian pengenalan diri atau organisasi, tuliskan informasi dasar, seperti nama, alamat, nomor telepon, email, dan website (jika ada). Sertakan juga informasi tentang pengalaman atau kredibilitas Anda atau organisasi Anda terkait dengan kegiatan yang akan dilakukan. Misalnya, jika Anda adalah pengurus organisasi mahasiswa, sertakan informasi tentang kepengurusan Anda dan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya.
Pengenalan diri atau organisasi sebaiknya ditulis pada bagian awal surat, setelah tujuan surat, dan sebelum deskripsi kegiatan. Pastikan informasi yang dituliskan singkat dan jelas agar penerima surat dapat dengan mudah memahami serta menanggapi surat Anda.
4. Penutup Surat
Penutup surat permohonan rekomendasi kegiatan Anda harus menegaskan kembali tujuan surat dan mengucapkan terima kasih atas perhatian dan dukungan yang telah diberikan. Sertakan juga informasi tentang cara menghubungi Anda atau organisasi Anda jika penerima surat memerlukan informasi lebih lanjut tentang kegiatan tersebut.
Penutup surat sebaiknya ditulis dalam kalimat singkat dan tegas. Contoh penutup yang baik adalah “Kami berharap surat ini dapat memperoleh dukungan dari Bapak/Ibu dalam kegiatan seminar yang akan dilakukan, dan kami siap memberikan informasi lebih lanjut jika diperlukan.”
Jangan lupa untuk menandatangani surat dan menuliskan nama lengkap dan posisi dalam organisasi yang mewakili dengan jelas. Setelah menulis surat, pastikan untuk membacanya kembali dan memperhatikan kesalahan penulisan atau tata bahasa yang mungkin terjadi.