Cara Menulis Surat Permohonan Mutasi Antar Instansi: Contoh dan Petunjuknya

Kalbariana.web.id – Sebagai seorang ahli bahasa dengan pengalaman lebih dari 10 tahun, saya akan memberikan panduan lengkap dan contoh yang tepat untuk menulis surat permohonan mutasi antar instansi pada Persuratan.

Persiapan Menulis Surat Permohonan Mutasi Antar Instansi

Sumber: bing

Sebelum menulis surat, pastikan Anda telah memahami alur dan prosedur pengajuan mutasi antar instansi. Pastikan juga telah menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti Kartu Pegawai, surat keterangan kepemilikan rumah, dan surat keterangan sehat. Selain itu, pastikan Anda telah mencari informasi mengenai alamat dan kontak kantor baru yang akan dituju. Hal ini akan membantu Anda dalam menulis surat permohonan mutasi yang efektif dan jelas.

Langkah selanjutnya adalah menentukan gaya penulisan yang tepat dan sesuai dengan norma bahasa Indonesia. Hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak sopan dalam surat. Pastikan juga format surat telah sesuai dengan standar, seperti penempatan alamat dan nomor telepon pada bagian atas kanan atas, serta penempatan tanggal dan nomor surat pada bagian kiri atas surat. Semua informasi harus ditulis secara lengkap dan jelas.

Terakhir, pastikan Anda telah memeriksa tata bahasa, ejaan, dan isi surat dengan teliti sebelum mengirimkan. Hal ini penting untuk memastikan surat permohonan mutasi antar instansi yang Anda tulis memenuhi kriteria dan mendapatkan respon yang positif dari pihak instansi yang dituju.

Cara Menulis Isi Surat Permohonan Mutasi Antar Instansi

Sumber: bing

Isi surat permohonan mutasi antar instansi harus jelas dan singkat. Hal pertama yang harus ditulis adalah identitas diri Anda, seperti nama lengkap, nomor pegawai, dan jabatan. Selanjutnya, tuliskan identitas dari instansi yang akan ditinggalkan, seperti nama instansi, alamat, dan nomor telepon. Kemudian, tuliskan pula identitas dari instansi yang akan dituju, seperti nama instansi baru, alamat, dan nomor telepon.

Setelah itu, tuliskan alasan Anda mengajukan mutasi antar instansi. Pastikan alasan yang Anda tulis jelas dan konkret. Sebagai contoh, Anda mengajukan mutasi karena ingin mengejar pendidikan lanjutan, atau karena ingin lebih dekat dengan keluarga. Berikan juga informasi mengenai jangka waktu dan tanggal mulai kerja di instansi baru.

Terakhir, pastikan Anda menutup surat dengan kalimat yang sopan dan berterima kasih atas perhatian pihak instansi terkait. Jangan lupa sertakan tanda tangan dan stempel resmi dari instansi lama maupun baru di bagian bawah kanan surat.

Contoh Surat Permohonan Mutasi Antar Instansi yang Baik dan Benar

Sumber: bing

Berikut adalah contoh surat permohonan mutasi antar instansi yang benar:

Kepada Yth. Kepala Kantor Pusat PT. XYZ Jl. Raya ABC No. 123 Jakarta 12345 Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Sarah Anissa Nomor Pegawai : 12345 Jabatan : Staff Administrasi
Dalam hal ini, dengan penuh rasa hormat mengajukan permohonan mutasi dari Kantor Cabang PT. XYZ di Surabaya ke Kantor Cabang PT. XYZ yang berada di Bandung, dengan alasan sebagai berikut:

Ingin bersama keluarga yang berada di Bandung
Merasa lebih produktif dan berkembang di lingkungan kantor yang baru

Sehubungan dengan hal tersebut, saya ingin memohon agar permohonan mutasi ini dapat dipertimbangkan dan direspon positif oleh Kepala Kantor Pusat. Saya bersedia untuk mengikuti prosedur mutasi yang berlaku dan melampirkan semua dokumen yang diperlukan.
Demikianlah surat permohonan mutasi ini saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya, (tanda tangan Sarah Anissa) Staff Administrasi
Cc: Kepala Kantor Cabang PT. XYZ Surabaya Jurusan SDM Kantor Pusat PT. XYZ

Kepada Yth. Kepala Kantor Pusat PT. XYZ Jl. Raya ABC No. 123 Jakarta 12345 Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Sarah Anissa Nomor Pegawai : 12345 Jabatan : Staff Administrasi

Dalam hal ini, dengan penuh rasa hormat mengajukan permohonan mutasi dari Kantor Cabang PT. XYZ di Surabaya ke Kantor Cabang PT. XYZ yang berada di Bandung, dengan alasan sebagai berikut:

Ingin bersama keluarga yang berada di Bandung

Merasa lebih produktif dan berkembang di lingkungan kantor yang baru

Sehubungan dengan hal tersebut, saya ingin memohon agar permohonan mutasi ini dapat dipertimbangkan dan direspon positif oleh Kepala Kantor Pusat. Saya bersedia untuk mengikuti prosedur mutasi yang berlaku dan melampirkan semua dokumen yang diperlukan.

Demikianlah surat permohonan mutasi ini saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya, (tanda tangan Sarah Anissa) Staff Administrasi

Cc: Kepala Kantor Cabang PT. XYZ Surabaya Jurusan SDM Kantor Pusat PT. XYZ

Langkah-Langkah Mengirim Surat Permohonan Mutasi Antar Instansi

Setelah menulis surat permohonan mutasi antar instansi, pastikan Anda melakukan beberapa langkah berikut sebelum mengirimkan surat:

Memeriksa kembali surat agar tidak terdapat kesalahan pada tata bahasa, ejaan, dan format surat.

Melakukan fotokopi dokumen-dokumen yang diperlukan sebanyak dua kali.

Menyiapkan amplop dan mencantumkan alamat penerima serta alamat pengirim dengan jelas.

Menyerahkan surat kepada atasan langsung atau bagian SDM untuk dilakukan verifikasi dan persetujuan.

Setelah mendapat persetujuan, mengirimkan surat ke alamat instansi yang dituju melalui jasa pengiriman atau dengan mengantarkan langsung ke kantor tersebut.

Menunggu balasan dari instansi yang dituju dalam waktu yang telah ditentukan.

Dengan melakukan langkah-langkah tersebut, maka surat permohonan mutasi antar instansi yang Anda kirimkan akan diterima dan diproses dengan baik.