Persiapan sebelum membuat surat penawaran barang dalam bahasa inggris
Kalbariana.web.id – Sebelum membuat surat penawaran barang dalam bahasa inggris, pastikan Anda telah mengetahui produk atau barang yang ingin ditawarkan dan siapa target penerima surat. Selain itu, pastikan juga Anda telah mencari tahu tentang perusahaan atau instansi penerima surat agar bisa menyesuaikan bahasa dan tata cara yang digunakan
Saat menuliskan surat penawaran barang dalam bahasa inggris, pastikan tata bahasa dan ejaan benar dan sesuai dengan aturan. Gunakan kata-kata yang formal dan sopan untuk memberikan kesan profesional dalam bisnis Anda. Selain itu, gunakan kalimat yang mudah dipahami agar penerima surat tidak kesulitan dalam memahami isi surat
Setelah itu, pastikan Anda telah mempersiapkan semua informasi terkait dengan barang yang ditawarkan seperti harga, kualitas, dan jangka waktu penawaran. Jangan lupa untuk menyertakan nomor kontak yang bisa dihubungi agar penerima surat bisa langsung menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau memutuskan untuk memesan barang Anda
Tata Cara Menulis Surat Penawaran Barang dalam Bahasa Inggris yang Benar
Bagian pertama surat penawaran barang dalam bahasa inggris adalah salam pembuka. Pastikan salam pembuka yang digunakan sesuai dengan jenis dan profesi dari penerima surat. Misalnya, jika penerima surat adalah seorang direktur, gunakan salam pembuka “Dear Director” atau “Dear Sir/Madam”
Setelah itu, tuliskan tujuan dari surat, yaitu penawaran barang. Gunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami agar penerima surat langsung mengerti maksud dari surat Anda. Misalnya, “We are pleased to offer our latest product, which is a high-quality smartphone with affordable price for your company”
Selanjutnya, tuliskan semua informasi yang diperlukan oleh penerima surat seperti harga, kualitas, dan jangka waktu penawaran secara detail. Jangan lupa sertakan nomor kontak yang bisa dihubungi dan cara memesan produk Anda. Terakhir, tampilkan salam penutup yang sopan seperti “Thank you for your attention” atau “We look forward to hearing from you soon”
Cara Mengirimkan Surat Penawaran Barang dalam Bahasa Inggris yang Baik dan Benar
Setelah surat penawaran barang dalam bahasa inggris selesai dibuat, pastikan Anda telah melakukan proofread atau mengecek ulang dengan seksama agar tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewatkan. Jika sudah yakin benar, bisa dikirimkan melalui email atau pos. Jangan lupa untuk mencantumkan subjek yang jelas agar penerima surat langsung mengerti isi dari surat Anda
Jika mengirimkan melalui email, pastikan surat sudah dalam format PDF agar tidak mudah dirubah oleh penerima surat dan mempertahankan tampilan asli dari surat. Selain itu, jangan lupa untuk mengecek kembali alamat email penerima surat agar surat bisa langsung sampai ke tangan yang tepat
Setelah itu, tunggu beberapa waktu untuk mendapatkan tanggapan dari penerima surat. Jika belum ada tanggapan setelah beberapa waktu, bisa mengirimkan follow up email atau menelpon langsung untuk memastikan apakah surat sudah diterima dan dibaca oleh penerima surat
Cara Meningkatkan Peluang Surat Penawaran Barang dalam Bahasa Inggris diterima
Untuk meningkatkan peluang surat penawaran barang dalam bahasa inggris diterima, pastikan semua informasi yang diperlukan sudah disertakan dengan lengkap dan jelas. Selain itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami dan tata cara yang sopan agar memberikan kesan profesional dan dapat dipercaya
Jika memungkinkan, lampirkan juga sample dari produk atau barang yang ditawarkan agar penerima surat bisa lebih mudah memahami kualitas dan jenis produk yang ditawarkan. Selain itu, gunakan juga kalimat yang persuasif seperti “This product has been popular among our customers” untuk meningkatkan minat penerima surat dalam membeli barang Anda
Selain itu, jangan lupa untuk mengecek kembali surat sebelum dikirimkan dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau salah informasi yang dapat merugikan bisnis Anda. Terakhir, kontrol juga waktu pengiriman surat agar tepat waktu dan tidak terlambat