Mengelola surat masuk dan keluar merupakan salah satu tugas penting dalam sebuah organisasi. Penanganan surat masuk dan keluar yang baik dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki prosedur yang jelas dan tepat untuk menangani surat masuk dan keluar.
Penanganan surat masuk meliputi: (1) penerimaan surat; (2) pencatatan surat; (3) penyampaian surat; dan (4) pengolahan surat. Penerimaan surat dapat dilakukan dengan cara mencatat informasi pengirim, nomor surat, tanggal surat, dan jenis surat. Setelah itu, surat tersebut harus dicatat dan disimpan untuk referensi di masa mendatang. Selanjutnya, surat tersebut harus disampaikan kepada penerima yang tepat. Setelah itu, surat tersebut harus diproses sesuai dengan instruksi yang diberikan.
Penanganan surat keluar meliputi: (1) pembuatan konsep surat; (2) pengetikan surat; (3) penandatanganan surat; (4) pencatatan surat; (5) penggandaan surat; dan (6) pengiriman. Pembuatan konsep surat meliputi pembuatan draf surat, penyusunan isi surat, dan penyempurnaan isi surat. Setelah itu, surat tersebut harus diketik dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Selanjutnya, surat tersebut harus dicatat dan disimpan untuk referensi di masa mendatang. Setelah itu, surat tersebut harus dicetak dan disebarluaskan kepada penerima yang tepat. Terakhir, surat tersebut harus dikirimkan kepada penerima yang tepat.
Untuk menangani surat masuk dan keluar dengan baik, organisasi harus memiliki prosedur yang jelas dan tepat. Prosedur ini harus mencakup semua tahapan penanganan surat masuk dan keluar, mulai dari penerimaan, pencatatan, penyampaian, pengolahan, pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, penggandaan, dan pengiriman. Dengan mengikuti prosedur ini, organisasi dapat menjamin bahwa surat masuk dan keluar ditangani dengan tepat dan efisien.