Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Surat resmi dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti untuk mengirimkan undangan, mengirimkan pemberitahuan, mengirimkan permintaan, dan lain sebagainya. Untuk itu, penting bagi Anda untuk memperhatikan beberapa hal dalam pembuatan surat resmi agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Berikut adalah beberapa hal yang wajib diperhatikan dalam pembuatan surat resmi.
Kepala Surat. Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat yang berisi informasi tentang pengirim, tujuan, dan tanggal surat. Kepala surat ini berfungsi sebagai identitas dari surat resmi tersebut.
Tanggal Surat. Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Penulisan tanggal dalam surat resmi menggunakan format tanggal, bulan, dan tahun. Misalnya 5 Juli 2021.
Lampiran. Lampiran merupakan bagian dari surat resmi yang berisi dokumen atau informasi tambahan yang dibutuhkan oleh penerima surat. Lampiran dapat berupa foto, dokumen, atau lainnya.
Hal atau Perihal Surat. Hal atau perihal surat adalah bagian dari surat resmi yang berisi informasi tentang topik atau isi dari surat tersebut. Hal atau perihal surat ini harus ditulis dengan jelas dan singkat agar penerima surat dapat memahami isi dari surat tersebut.
Alamat Surat. Alamat surat adalah bagian dari surat resmi yang berisi informasi tentang alamat penerima surat. Alamat surat ini harus ditulis dengan jelas dan lengkap agar surat dapat sampai ke tujuan dengan tepat.
Salam Pembuka. Salam pembuka adalah bagian dari surat resmi yang berisi salam untuk penerima surat. Salam pembuka ini biasanya berupa kalimat sopan yang menyatakan salam hormat.
Isi Surat / Tubuh Surat. Isi surat atau tubuh surat adalah bagian dari surat resmi yang berisi informasi tentang topik atau isi dari surat tersebut. Isi surat ini harus ditulis dengan jelas dan singkat agar penerima surat dapat memahami isi dari surat tersebut.
Salam Penutup. Salam penutup adalah bagian dari surat resmi yang berisi salam untuk penerima surat. Salam penutup ini biasanya berupa kalimat sopan yang menyatakan salam hormat.
Item lainnya. Selain kepala surat, tanggal surat, lampiran, hal atau perihal surat, alamat surat, salam pembuka, isi surat, dan salam penutup, ada beberapa item lain yang wajib diperhatikan dalam pembuatan surat resmi. Misalnya, tanda tangan pengirim, nama lengkap pengirim, dan informasi kontak pengirim.
Itulah beberapa hal yang wajib diperhatikan dalam pembuatan surat resmi. Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, Anda dapat membuat surat resmi yang sesuai dengan yang diharapkan. Semoga informasi ini bermanfaat.