Kalbariana.web.id – Surat resmi memiliki ciri-ciri tertentu yang harus diperhatikan agar dapat dikategorikan sebagai surat resmi. Surat resmi biasanya digunakan dalam konteks bisnis atau pemerintahan, dan memiliki tujuan yang jelas dalam pengirimannya. Berikut adalah ciri-ciri surat resmi:
- Menggunakan bahasa baku dan formal
- Menggunakan kop surat resmi yang mengandung identitas pengirim
- Menggunakan nomor surat dan tanggal pengiriman
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang sesuai dengan konteks
- Menggunakan kata pengantar yang menjelaskan tujuan surat
- Menggunakan kalimat yang jelas dan singkat
- Menggunakan tanda tangan dan cap pengirim
Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang formal. Surat tersebut biasanya digunakan dalam lingkup bisnis, pemerintahan, atau kelembagaan. Agar memiliki kesan formal dan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang menerima, maka surat resmi memiliki ciri-ciri khusus. Berikut adalah ciri-ciri surat resmi yang perlu diketahui:
1. Penggunaan Bahasa yang Formal
Ciri pertama dari surat resmi adalah penggunaan bahasa yang formal. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus sopan, jelas, dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima. Hindari penggunaan kata-kata yang kurang sopan atau informal seperti kata-kata slang atau kata-kata kasar yang mungkin dianggap tidak pantas untuk digunakan dalam surat resmi.
2. Struktur Surat yang Jelas
Ciri kedua dari surat resmi adalah struktur yang jelas. Struktur surat resmi terdiri atas bagian-bagian utama seperti tanggal, nomor surat, alamat, salam pembuka, isi surat, kesimpulan, dan salam penutup. Setiap bagian harus terpisah dengan jelas dan rapi sehingga mudah dibaca dan dipahami oleh pihak yang menerima.
3. Identitas Pengirim yang Jelas
Ciri ketiga dari surat resmi adalah identitas pengirim yang jelas. Identitas pengirim biasanya terdapat pada bagian kepala surat yang mencakup nama perusahaan atau institusi, alamat lengkap, nomor telepon atau fax, dan alamat email. Identitas tersebut sangat penting agar pihak yang menerima dapat mengenal dan menghubungi pengirim surat dengan mudah.
4. Menggunakan Logo atau Kop Surat
Ciri keempat dari surat resmi adalah menggunakan logo atau kop surat. Logo atau kop surat memiliki fungsi untuk menunjukkan identitas perusahaan atau institusi yang mengirimkan surat. Logo atau kop surat biasanya terletak di bagian atas surat, tepatnya di bawah identitas pengirim. Penggunaan logo atau kop surat yang baik akan memberikan kesan profesional dan terpercaya.
5. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
Ciri kelima dari surat resmi adalah dilengkapi dengan tanda tangan dan cap perusahaan. Tanda tangan dan cap perusahaan menunjukkan keabsahan surat dan memastikan bahwa surat tersebut benar-benar berasal dari pengirim yang sah. Tanda tangan biasanya terletak di bawah salam penutup dan diikuti dengan cap perusahaan.
6. Naskah dengan Format A4
Ciri keenam adalah naskah surat resmi biasanya dibuat dengan format kertas A4. Format A4 adalah ukuran kertas standar internasional yang digunakan untuk surat resmi. Ukuran kertas yang tepat dan rapi akan membuat surat terlihat formal dan mudah dibaca.
7. Menggunakan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Ciri ketujuh dari surat resmi adalah penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Bahasa Indonesia yang digunakan harus sesuai dengan kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari penggunaan kata-kata tidak baku atau tidak sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia.
8. Menggunakan Pemilihan Kata yang Tepat
Ciri kedelapan dari surat resmi adalah pemilihan kata yang tepat. Pemilihan kata yang tepat dan sesuai dengan konteks membuat isi surat mudah dipahami oleh pihak yang menerima. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas sehingga pesan surat dapat tersampaikan dengan baik.
9. Menggunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Ciri kesembilan dari surat resmi adalah penggunaan kalimat yang singkat dan padat. Kalimat yang singkat dan padat membuat surat lebih mudah dipahami dan tidak memakan waktu yang banyak bagi pihak yang membaca. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan berbelit-belit yang dapat membuat pesan surat menjadi tidak jelas.
10. Menggunakan Tanda Baca yang Benar
Ciri kesepuluh dari surat resmi adalah penggunaan tanda baca yang benar. Tanda baca yang digunakan harus sesuai dengan kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari penggunaan tanda baca yang tidak sesuai atau membingungkan seperti penggunaan tanda baca yang berlebihan atau tidak tepat.
Demikianlah ciri-ciri surat resmi yang perlu diketahui. Dengan memahami ciri-ciri tersebut, diharapkan surat resmi yang dibuat dapat dikirimkan dengan baik dan diterima dengan baik oleh pihak yang menerima.
Ciri-ciri Surat Resmi yang Perlu Diketahui
Berisi informasi yang resmi dan sah.
Menggunakan bahasa yang formal dan tidak mengandung unsur kebisingan.
Memiliki struktur yang jelas, yaitu pembukaan, isi, penutup, dan tanda tangan.
Menyertakan informasi yang lengkap, seperti tanggal, nomor surat, alamat, dan identitas pengirim dan penerima.
Memiliki format yang standard, seperti kertas surat, font, ukuran surat, dan margin.
Diakhiri dengan salam penutup dan ucapan terima kasih.
Biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, pemerintahan, atau pendidikan.
Ditulis dengan tujuan memberikan informasi atau meminta informasi.
Dapat dikirim melalui pos, email, atau fax.
Apa saja ciri-ciri surat resmi?
1. Menggunakan Bahasa Baku
Ciri-ciri utama dari surat resmi adalah penggunaan bahasa baku yang baik dan benar. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus formal dan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
2. Memiliki Kop Surat
Surat resmi umumnya memiliki kop surat yang mencantumkan nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon. Kop surat ini digunakan sebagai tanda pengenal dan memberikan kesan formal pada surat tersebut.
3. Menggunakan Format Surat yang Tepat
Surat resmi memiliki format yang berbeda dengan surat tidak resmi. Sebagai contoh, surat resmi biasanya dimulai dengan kalimat pembuka yang formal seperti “Dengan Hormat,” dan diakhiri dengan kalimat penutup yang sopan seperti “Hormat Saya,”.
4. Mencantumkan Tanggal dan Nomor Surat
Surat resmi juga harus mencantumkan tanggal penulisan surat dan nomor surat yang bersangkutan. Hal ini berguna untuk memudahkan pengarsipan dan memastikan bahwa surat tersebut dapat diidentifikasi dengan mudah jika suatu saat dibutuhkan.
5. Menggunakan Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
Surat resmi harus ditandatangani oleh pengirim dan mencantumkan cap perusahaan. Tanda tangan dan cap perusahaan ini menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dikeluarkan oleh perusahaan dan bukan hasil dari pemalsuan atau penipuan.
Jangan lupa selalu memperhatikan ciri-ciri surat resmi agar surat yang kamu tulis terlihat profesional dan bisa diterima oleh pihak yang dituju. Semoga informasi ini bermanfaat!