Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Surat dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti mengirimkan informasi, menyampaikan salam, mengirimkan undangan, atau menyampaikan pesan penting.
Surat resmi adalah salah satu jenis surat yang biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting. Surat resmi harus memenuhi beberapa kriteria tertentu agar dapat diterima dan diterapkan. Berikut adalah ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Bahasa yang digunakan haruslah baku dan sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Penggunaan bahasa yang tidak baku akan mengurangi kredibilitas surat.
2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya. Penggunaan bahasa yang bertele-tele akan membuat surat menjadi sulit dipahami. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan efektif.
3. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit. Bahasa implisit adalah bahasa yang tidak jelas dan tidak spesifik, sedangkan bahasa eksplisit adalah bahasa yang jelas dan spesifik. Dengan menggunakan bahasa eksplisit, pembaca akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan surat.
4. Surat resmi harus mencantumkan tanggal dan tanda tangan. Surat resmi harus mencantumkan tanggal dibuatnya surat, tanggal surat diterima, dan tanda tangan pengirim. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat resmi dapat dipertanggungjawabkan.
5. Surat resmi harus mencantumkan alamat pengirim dan penerima. Alamat pengirim dan penerima harus dicantumkan di surat resmi untuk memastikan bahwa surat resmi dikirim ke alamat yang benar.
6. Surat resmi harus mencantumkan nomor surat. Nomor surat harus dicantumkan di surat resmi untuk memastikan bahwa surat resmi dapat dipertanggungjawabkan.
7. Surat resmi harus mencantumkan nama pengirim dan penerima. Nama pengirim dan penerima harus dicantumkan di surat resmi untuk memastikan bahwa surat resmi dikirim ke orang yang benar.
8. Surat resmi harus mencantumkan judul surat. Judul surat harus dicantumkan di surat resmi untuk memastikan bahwa surat resmi dikirim dengan tujuan yang benar.
9. Surat resmi harus mencantumkan tanggal berakhirnya surat. Tanggal berakhirnya surat harus dicantumkan di surat resmi untuk memastikan bahwa surat resmi tidak kadaluarsa. Misalnya, 17 Mei 2022.
Demikianlah ciri-ciri surat resmi yang harus dipenuhi agar surat resmi dapat diterima dan diterapkan. Dengan memahami ciri-ciri surat resmi ini, Anda dapat membuat surat resmi yang baik dan sesuai dengan standar.