Apa ciri-ciri surat yang baik?
Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang paling umum digunakan untuk menyampaikan informasi dan pesan. Surat dapat diklasifikasikan menjadi surat resmi dan surat tidak resmi. Surat resmi adalah surat yang ditulis untuk tujuan formal, seperti surat pengunduran diri, surat lamaran kerja, surat perjanjian, dan lainnya. Surat resmi memiliki format dan struktur tertentu yang harus dipatuhi agar surat tersebut dapat diterima dan ditanggapi dengan baik.
Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi. Kop surat adalah bagian penting dari surat resmi. Kop surat berisi informasi tentang pengirim surat, seperti nama organisasi, alamat, dan lainnya.
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal. Nomor surat adalah nomor unik yang diberikan kepada surat untuk memudahkan pencarian dan penyimpanan. Lampiran adalah dokumen tambahan yang disertakan bersama surat. Perihal adalah singkatan dari “perihal surat” yang berisi informasi singkat tentang isi surat.
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim; Salam pembuka dan penutup adalah bagian penting dari surat resmi. Pembukaan dan penutupan surat harus menggunakan bahasa yang sopan dan tepat.
4. Penggunaan ragam bahasa resmi; Ragam bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus sopan dan sesuai dengan konteks. Penggunaan bahasa yang berlebihan atau kurang sopan akan mengurangi kredibilitas surat.
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi. Cap atau stempel adalah tanda pengenal dari lembaga resmi yang mengeluarkan surat. Ini adalah cara untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan berasal dari lembaga resmi yang sah.
Dengan mematuhi ciri-ciri surat resmi di atas, Anda dapat memastikan bahwa surat yang Anda kirimkan akan diterima dan ditanggapi dengan baik. Selain itu, mematuhi format dan struktur surat resmi juga akan meningkatkan kredibilitas Anda dan lembaga yang Anda wakili.