Kalbariana.web.id – Berikut adalah informasi tentang tahap-tahap yang harus dilakukan dalam penyimpanan dokumen rekam medis di Puskesmas Pandawandangi, sesuai dengan pedoman yang berlaku.
Sebagai dokter dengan pengalaman di Puskesmas selama 10 tahun, saya sangat menekankan pentingnya pengelolaan dokumen rekam medis secara benar. Dokumen ini menjadi bukti bahwa pasien telah diberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan dapat digunakan sebagai rujukan pada kunjungan berikutnya. Oleh karena itu, penting bagi petugas Puskesmas untuk memahami tahap-tahap penyimpanan dokumen rekam medis secara benar.
Persiapan Dokumen Rekam Medis
Tahap pertama dalam penyimpanan dokumen rekam medis adalah persiapan dokumen tersebut. Semua dokumen harus dilengkapi dengan data pasien, tanda tangan dokter, dan tanggal pelayanan. Pastikan semua dokumen sudah terurut sesuai dengan tanggal kunjungan. Setelah itu, dokumen tersebut dapat dimasukkan ke dalam kartu rekam medis pasien.
Penting juga untuk mencatat setiap perubahan data pasien atau perawatan yang diberikan pada dokumen rekam medis itu sendiri. Pastikan tim Puskesmas mengikuti standar operasional prosedur yang telah ditetapkan mengenai penyimpanan dokumen rekam medis pasien.
Dalam melakukan persiapan dokumen rekam medis, pastikan juga untuk bersihkan tangan terlebih dahulu dan menggunakan sarung tangan medis untuk menghindari tindakan kebersihan yang kurang dan mencegah terjadinya risiko penularan penyakit.
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Tahap kedua adalah penyimpanan dokumen rekam medis, yang harus benar-benar memperhatikan berbagai faktor seperti kelembapan dan suhu yang tepat. Dokumen rekam medis harus disimpan dalam ruangan terkunci dan terlindungi dari debu serta kelembapan. Pastikan juga penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan di tempat yang tidak mudah terbakar.
Perhatikan juga penyimpanan dokumen rekam medis yang telah usang dan tidak dapat digunakan lagi, seperti dokumen yang sudah terlalu lama atau rusak. Dokumen tersebut perlu dibuang dengan menggunakan cara yang benar seperti penghancuran kertas dengan mesin pencacah.
Tindakan tersebut dilakukan untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan pasien agar tidak tersimpan di tempat yang tidak aman ataupun dapat diakses oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Pemulihan Dokumen Rekam Medis
Tahap ketiga adalah pemulihan dokumen rekam medis. Dalam hal terjadi kehilangan dokumen atau rusak akibat kecelakaan, maka petugas Puskesmas harus melaporkan kejadian tersebut kepada atasan setempat dan memulihkan dokumen tersebut sesegera mungkin.
Perhatikan juga tindakan pemulihan dokumen rekam medis yang hilang atau rusak, yang harus dilakukan dengan cepat dan profesional. Hal ini dilakukan untuk menjamin dokumen rekam medis pasien tetap terjaga keamanannya dan kualitasnya.
Tim Puskesmas juga perlu membuat tanda terima dalam penyelamatan dokumen yang sudah rusak atau hilang, termasuk pendaftaran ulang pasien jika diperlukan. Hal ini akan membantu menghindari kehilangan data pasien dan mempermudah pemulihan dokumen rekam medis di masa depan.
Penyimpanan dalam Format Elektronik
Penyimpanan dokumen rekam medis dalam format elektronik adalah pilihan lain yang bisa dilakukan oleh Puskesmas Pandawandangi. Dalam penyimpanan tersebut, pastikan dokumen terarsip dengan baik, diharuskan ada cadangan file back up untuk mencegah hilangnya data yang tersimpan di external hard drive, dan tidak mudah dirusak.
Penting untuk memperhatikan penggunaan password untuk melindungi dokumen rekam medis dari pihak yang tidak berwenang. Selain itu perlu dilakukan pengecekan secara teratur pada sistem penyimpanan tersebut, guna memastikan dokumen tetap terlindungi dan tidak dapat digunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Hal ini perlu dilakukan agar dokumen rekam medis tetap terjaga kerahasiaannya dan tidak mudah diakses oleh sembarang pihak. Namun, petugas Puskesmas tetap memperhatikan standar operasional prosedur dalam melakukan penetapan dokumen rekam medis dalam format elektronik.
Penutup
Proses penanganan dan penyimpanan dokumen rekam medis di Puskesmas Pandawandangi perlu dilakukan dengan baik dan benar, agar tetap terjaga kerahasiaan dan kualitas informasi yang terkandung dalam dokumen rekam medis tersebut. Petugas Puskesmas perlu memperhatikan standar operasional prosedur, khususnya pada tahap penyimpanan dokumen rekam medis untuk menjaga keamanan data pasien.