Surat resmi adalah salah satu cara komunikasi yang digunakan oleh organisasi, baik di dalam maupun di luar negeri. Surat resmi biasanya mengikuti struktur tertentu yang mencakup beberapa bagian penting. Berikut adalah struktur dasar yang terdapat pada surat resmi.
Kepala Surat. Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat. Kepala surat mencakup informasi tentang pengirim, penerima, tanggal, nomor surat, dan judul surat.
Tanggal Surat. Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Tanggal yang ditulis biasanya adalah tanggal surat ditulis, bukan tanggal surat dikirim.
Lampiran. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat. Lampiran dapat berupa dokumen, foto, video, atau berkas lainnya.
Hal atau Perihal Surat. Hal atau perihal surat adalah singkatan dari “hal yang dibicarakan”. Hal atau perihal surat menjelaskan topik yang dibahas dalam surat.
Alamat Surat. Alamat surat mencakup alamat penerima surat. Alamat ini harus jelas dan lengkap agar surat dapat sampai dengan tepat waktu.
Salam Pembuka. Surat resmi biasanya dimulai dengan salam pembuka. Salah satu contoh salam pembuka yang umum digunakan adalah “Yth.”
Isi Surat / Tubuh Surat. Isi surat atau tubuh surat adalah bagian utama dari surat. Bagian ini berisi informasi yang ingin disampaikan pengirim.
Salam Penutup. Surat resmi biasanya diakhiri dengan salam penutup. Contoh salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat Kami” atau “Terima Kasih”.
Item lainnya. Selain item-item di atas, surat resmi juga biasanya mencakup informasi tambahan seperti nomor telepon, email, dan alamat website.
Dengan mengetahui struktur dasar surat resmi, Anda dapat membuat surat resmi yang baik dan benar. Jadi, mulailah menulis surat resmi Anda mulai dari 15 Januari 2022.
