Surat rahasia adalah surat yang dikirimkan kepada sebuah organisasi atau perusahaan yang berisi informasi yang sensitif dan rahasia. Surat rahasia ini dikirimkan kepada orang yang berwenang untuk membacanya dan memprosesnya.
Surat rahasia memiliki beberapa prosedur yang harus diikuti untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan tidak disalahgunakan. Prosedur ini bervariasi tergantung pada organisasi atau perusahaan yang menerima surat. Namun, ada beberapa langkah yang umum yang harus diikuti untuk menangani surat rahasia.
Pertama, setiap surat rahasia harus memiliki lembar pengantar yang menyatakan bahwa surat tersebut bersifat rahasia. Lembar pengantar ini harus ditandatangani oleh pengirim dan diteruskan kepada penerima.
Kedua, surat rahasia harus dikirimkan kepada orang yang berwenang untuk membacanya. Biasanya, hanya pimpinan yang boleh membaca surat rahasia. Kalaupun ada orang lain yang boleh mengetahui isi surat, maka orang tersebut harus ditunjuk langsung oleh pimpinan.
Ketiga, setelah surat rahasia dibaca oleh pimpinan, lembar pengantar 1 harus dikembalikan kepada pencatat. Pencatat akan mencatat surat rahasia yang diterima dan memastikan bahwa surat tersebut telah dibaca oleh pimpinan.
Keempat, setelah surat rahasia diterima dan dibaca oleh pimpinan, surat tersebut harus disimpan dengan aman. Surat rahasia harus disimpan di tempat yang tidak mudah diakses oleh orang lain.
Surat rahasia adalah surat yang sangat sensitif dan hanya pimpinan yang boleh membacanya. Orang lain yang boleh mengetahui isi surat hanya ditunjuk langsung oleh pimpinan. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia harus diikuti dengan benar untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan tidak disalahgunakan. Setelah surat rahasia dibaca oleh pimpinan, lembar pengantar 1 harus dikembalikan kepada pencatat dan surat rahasia harus disimpan dengan aman.