Memahami prosedur pengurusan surat masuk adalah hal yang penting bagi para pekerja administrasi. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk diterima, disortir, ditetapkan, dan dikirim kepada unit pengolah yang tepat.
Berikut adalah 6 langkah penanganan surat masuk yang harus Anda ketahui:
1. Menerima Surat Masuk
Langkah pertama dalam menangani surat masuk adalah menerimanya. Ini berarti bahwa Anda harus memastikan bahwa surat masuk tiba di tempat yang tepat dan diterima oleh orang yang tepat.
2. Mensortir Surat Masuk
Setelah surat masuk tiba, Anda harus mensortirnya. Ini berarti memisahkan surat masuk berdasarkan jenisnya. Ini akan membantu Anda menentukan bagaimana surat tersebut harus ditangani.
3. Menetapkan dan Menentukan Arah Surat
Setelah Anda mensortir surat masuk, Anda harus menetapkan dan menentukan arah surat. Ini berarti menentukan bagaimana surat tersebut harus ditangani dan kepada siapa harus dikirim.
4. Menggolong-golongkan Surat atas Dasar Sifatnya
Selanjutnya, Anda harus menggolong-golongkan surat masuk berdasarkan sifatnya. Ini berarti memisahkan surat masuk berdasarkan jenisnya, seperti surat undangan, surat pemberitahuan, surat permintaan, dan lain-lain.
5. Mencatat Surat dalam Rangka Mengendalikan Informasinya
Setelah Anda menggolong-golongkan surat masuk, Anda harus mencatatnya dalam rangka mengendalikan informasinya. Ini berarti mencatat informasi penting tentang surat masuk, seperti nomor surat, tanggal, dan pengirim.
6. Menyampaikan Surat kepada Unit Pengolah
Langkah terakhir dalam menangani surat masuk adalah menyampaikan surat kepada unit pengolah yang tepat. Ini berarti mengirimkan surat kepada orang yang tepat atau unit yang tepat untuk menangani surat tersebut.
Dengan mengikuti 6 langkah penanganan surat masuk di atas, Anda dapat memastikan bahwa surat masuk diterima, disortir, ditetapkan, dan dikirim kepada unit pengolah yang tepat. Ini akan membantu Anda meningkatkan efisiensi dalam menangani surat masuk dan memastikan bahwa surat masuk ditangani dengan benar.
Jadi, jika Anda bekerja di sektor administrasi, pastikan Anda memahami prosedur pengurusan surat masuk. Dengan memahami prosedur ini, Anda dapat memastikan bahwa surat masuk diterima, disortir, ditetapkan, dan dikirim kepada unit pengolah yang tepat. Ini akan membantu Anda meningkatkan efisiensi dalam menangani surat masuk dan memastikan bahwa surat masuk ditangani dengan benar. 21 Okt 2016.