Surat pernyataan kerap kali dibutuhkan dalam berbagai aspek kehidupan, seperti di dunia pendidikan, pekerjaan, hingga urusan pribadi.

Secara sederhana, surat pernyataan adalah surat yang dibuat oleh seseorang untuk menyatakan kesanggupan atau fakta tertentu yang ingin disampaikan kepada pihak lain.

Keberadaan surat pernyataan bisa menjadi bukti sah dalam pengakuan atau persetujuan tertulis yang dibutuhkan oleh suatu pihak.

Artikel ini akan memberikan panduan lengkap mengenai tujuan, format, hingga validitas hukum surat pernyataan di Indonesia, termasuk rekomendasi produk atau layanan yang dapat mempermudah proses pembuatan dan penyimpanan dokumen penting ini.

1. Tujuan Surat Pernyataan

Surat pernyataan memiliki beberapa tujuan utama yang membuatnya penting dalam berbagai keperluan.

Beberapa tujuan utama pembuatan surat pernyataan antara lain:

• Memberikan Kepastian dan Komitmen: Surat pernyataan sering digunakan untuk menunjukkan kesungguhan atau komitmen seseorang terhadap suatu kesepakatan. Misalnya, dalam dunia kerja, calon karyawan bisa diminta untuk membuat surat pernyataan tidak akan mengundurkan diri dalam jangka waktu tertentu.
• Alat Pembuktian Tertulis: Dalam perselisihan hukum atau sengketa, surat pernyataan dapat dijadikan alat bukti tertulis. Misalnya, pada perjanjian kontrak sewa-menyewa, penyewa dapat membuat surat pernyataan kesanggupan membayar sewa tepat waktu.
• Persyaratan Administratif: Surat pernyataan juga diperlukan untuk melengkapi dokumen administratif, misalnya dalam pendaftaran beasiswa, permohonan izin, atau pengajuan pinjaman di lembaga keuangan.

Penting bagi Anda untuk membuat surat pernyataan yang valid dan sah secara hukum.

Aplikasi seperti Microsoft Word atau Google Docs dapat membantu Anda membuat template surat pernyataan yang rapi dan profesional dengan format yang sesuai.

2. Format Surat Pernyataan: Tulis Tangan dan Ketik

Surat pernyataan dapat dibuat dengan dua cara, yaitu ditulis tangan atau diketik. Berikut perbedaannya:

• Surat Pernyataan Tulis Tangan: Meski terkesan kurang formal, surat pernyataan tulis tangan masih dianggap sah. Biasanya, format ini digunakan untuk surat pernyataan yang bersifat pribadi atau lebih sederhana. Anda bisa menggunakan aplikasi seperti Notion atau GoodNotes untuk membuat draft dan menyimpan dokumen tulis tangan secara digital.
• Surat Pernyataan Diketik: Format ini lebih sering dipakai dalam keperluan resmi, seperti dalam dunia korporasi atau institusi pendidikan. Surat pernyataan yang diketik memiliki keuntungan karena mudah disimpan, diduplikasi, dan diedit jika diperlukan. Microsoft Word atau Google Docs menjadi software pilihan utama yang memudahkan dalam pembuatan surat pernyataan yang rapi dan dapat diatur formatnya dengan mudah.

Menurut KUH Perdata, baik surat pernyataan tulis tangan maupun yang diketik sama-sama dianggap sah dan memiliki kekuatan hukum sebagai akta bawah tangan.

3. Validitas Hukum Surat Pernyataan di Indonesia

Dalam hukum Indonesia, surat pernyataan adalah perikatan sepihak yang mengikat hanya pembuat suratnya saja.

Artinya, pihak lain tidak memiliki kewajiban hukum terhadap isi pernyataan tersebut.

Keabsahan surat pernyataan ini dijelaskan dalam Pasal 1313 KUH Perdata, yang menyebutkan bahwa perjanjian adalah perbuatan di mana satu orang atau lebih mengikatkan diri terhadap satu orang lain atau lebih.

Surat pernyataan bisa menjadi alat bukti yang sah, namun kekuatannya baru sempurna apabila diakui oleh pihak yang bersangkutan.

Pasal 1875 KUH Perdata menyatakan bahwa suatu tulisan di bawah tangan yang diakui kebenarannya memiliki kekuatan bukti yang sempurna seperti halnya akta autentik.

Jika Anda ingin menyimpan dan menjaga validitas surat pernyataan dalam jangka panjang, plaform cloud seperti Dropbox atau Google Drive adalah solusi penyimpanan yang aman dan mudah diakses kapan saja.

4. Kekuatan Pembuktian Surat Pernyataan

Surat pernyataan yang ditandatangani baik dengan cara ditulis tangan maupun diketik memiliki kekuatan hukum yang sama, selama pihak yang membuat surat telah menandatangani pernyataan tersebut.

Ini menjadi bukti lengkap apabila surat tersebut diakui kebenarannya oleh orang yang ditandatanganinya.

Apabila Anda menginginkan keamanan tambahan dalam memastikan validitas dokumen, aplikasi DocuSign bisa menjadi solusi praktis untuk menandatangani surat secara elektronik.

DocuSign memungkinkan tanda tangan digital yang diakui secara hukum, sehingga mempermudah proses penandatanganan tanpa harus bertatap muka.

Tips untuk Membuat Surat Pernyataan yang Efektif

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sopan: Pastikan pernyataan yang Anda buat mudah dipahami dan tidak menimbulkan multi-tafsir.
• Masukkan Detail yang Lengkap: Informasi seperti nama, tanggal, dan pernyataan yang spesifik akan menambah kekuatan hukum surat pernyataan.
• Gunakan Aplikasi untuk Dokumentasi dan Penyimpanan: Aplikasi seperti Microsoft Word dan DocuSign bisa mempermudah penulisan dan tanda tangan, sementara penyimpanan di Dropbox atau Google Drive membantu menjaga keamanan dokumen Anda.

Dengan memahami tujuan, format, dan kekuatan hukum dari surat pernyataan, Anda kini dapat membuat surat pernyataan yang sah dan dapat diandalkan.

Perhatikan juga pentingnya penyimpanan yang aman serta penggunaan alat bantu digital seperti DocuSign dan Microsoft Word untuk mempermudah proses pembuatan dan penyimpanan dokumen-dokumen penting.