Surat resmi atau surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu organisasi atau perusahaan biasanya mencantumkan nomor surat. Penulisan nomor surat ini memiliki fungsi yang sangat penting untuk mengatur dan menyimpan sebagai arsip.
Nomor surat biasanya menggunakan kode tertentu yang berisi informasi tentang siapa yang mengeluarkan surat, tanggal pembuatan surat, dan nomor urut surat. Kode ini membantu mengidentifikasi surat secara unik. Setiap organisasi atau perusahaan memiliki kode yang berbeda.
Ada beberapa alasan mengapa setiap surat resmi mencantumkan nomor surat. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Mengatur dan menyimpan sebagai arsip
Nomor surat membantu mengatur dan menyimpan surat resmi sebagai arsip. Nomor surat membantu mengidentifikasi surat dengan mudah. Ini memudahkan pencarian surat yang diperlukan.
2. Menyediakan riwayat
Nomor surat membantu menyediakan riwayat surat. Ini membantu untuk melacak perkembangan surat dan melihat apa yang telah terjadi sebelumnya.
3. Membantu mengidentifikasi surat
Nomor surat membantu mengidentifikasi surat dengan mudah. Ini membantu untuk mengetahui siapa yang mengeluarkan surat, tanggal pembuatan surat, dan nomor urut surat.
4. Membantu mengidentifikasi penerima
Nomor surat juga membantu mengidentifikasi penerima surat. Ini membantu untuk mengetahui siapa yang menerima surat dan siapa yang harus menanggapi surat.
5. Membantu mengidentifikasi kepentingan
Nomor surat juga membantu mengidentifikasi kepentingan surat. Ini membantu untuk mengetahui tujuan surat dan apa yang harus dilakukan setelah surat diterima.
Itulah beberapa alasan mengapa setiap surat resmi mencantumkan nomor surat. Penulisan nomor surat membantu mengatur dan menyimpan surat sebagai arsip, menyediakan riwayat, mengidentifikasi surat, mengidentifikasi penerima, dan mengidentifikasi kepentingan surat. 5 Juli 2021.