Surat penawaran adalah surat yang berisi penawaran dari pihak penjual untuk menjual barang atau jasa kepada pihak pembeli. Surat penawaran harus ditulis dengan jelas dan menggunakan bahasa resmi. Surat penawaran juga harus mencantumkan identitas pemberi surat penawaran, jenis barang atau jasa yang ditawarkan, daftar produk beserta harganya, serta item lainnya yang berkaitan dengan penawaran tersebut.
Berikut adalah beberapa langkah penting dalam penyusunan surat penawaran yang benar:
1. Penulisan menggunakan bahasa resmi, jelas, singkat bahkan jangan bertele-tele.
Surat penawaran harus ditulis dengan bahasa resmi, jelas, dan singkat. Jangan bertele-tele dan menuliskan hal-hal yang tidak penting. Tujuannya adalah agar penerima surat penawaran dapat memahami isi surat penawaran dengan cepat dan mudah.
2. Surat penawaran wajib disertai dengan identitas pemberi surat penawaran.
Surat penawaran harus disertai dengan identitas pemberi surat penawaran. Identitas ini harus mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Dengan adanya identitas ini, penerima surat penawaran dapat menghubungi pemberi surat penawaran jika ada pertanyaan atau masalah yang berkaitan dengan penawaran yang diberikan.
3. Memperkenalkan berbagai jenis barang atau jasa yang ditawarkan.
Surat penawaran harus mencantumkan berbagai jenis barang atau jasa yang ditawarkan. Jelaskan secara rinci jenis barang atau jasa yang ditawarkan, termasuk spesifikasi produk, jenis layanan, dan lain-lain. Dengan begitu, penerima surat penawaran dapat memahami secara jelas apa yang ditawarkan.
4. Cantumkan dengan jelas daftar produk beserta harganya.
Surat penawaran harus mencantumkan daftar produk beserta harganya. Jelaskan secara rinci jenis produk yang ditawarkan, termasuk spesifikasi produk, jenis layanan, dan lain-lain. Jangan lupa untuk mencantumkan harga produk yang ditawarkan.
5. Item lainnya.
Selain hal-hal di atas, ada beberapa item lain yang harus disertakan dalam surat penawaran. Misalnya, syarat dan ketentuan penawaran, jangka waktu penawaran, dan lain-lain. Dengan mencantumkan item-item ini, penerima surat penawaran dapat memahami secara jelas apa yang ditawarkan.
Itulah beberapa langkah penting dalam penyusunan surat penawaran yang benar. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat surat penawaran yang baik dan profesional. Semoga bermanfaat. • 1 Mei 2020.
