Mengagendakan surat masuk dan keluar adalah salah satu cara untuk mengatur surat-surat yang masuk dan keluar dari sebuah organisasi. Dengan menggunakan buku agenda, Anda dapat mencatat semua surat masuk dan keluar dengan mudah dan efisien. Untuk melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan buku agenda, terdapat prosedur yang harus diketahui antara lain:
Penerimaan surat. Penerimaan surat dilakukan oleh bagian front office atau resepsionis. Mereka harus menerima semua surat masuk dan keluar yang datang dan mencatatnya dalam buku agenda.
Penyortiran surat. Setelah diterima, surat kemudian disortir berdasarkan tujuannya. Surat-surat yang diterima harus disortir berdasarkan tujuannya, seperti surat masuk untuk pimpinan, surat masuk untuk staf, surat keluar untuk pemasok, dan lain-lain.
Pencatatan surat. Setelah surat-surat disortir, mereka harus dicatat dalam buku agenda. Setiap surat masuk dan keluar harus dicatat dengan tanggal, nomor surat, pengirim, tujuan, dan deskripsi singkat.
Penyimpanan surat. Setelah surat-surat dicatat, mereka harus disimpan dengan aman. Surat-surat masuk dan keluar harus disimpan dalam folder yang berbeda dan disimpan di lemari arsip.
Pemantauan surat. Setelah surat-surat disimpan, mereka harus dipantau secara berkala. Ini penting untuk memastikan bahwa semua surat masuk dan keluar telah diterima dan dicatat dengan benar.
Mengagendakan surat masuk dan keluar dengan buku agenda adalah cara yang efektif untuk mengatur surat-surat yang masuk dan keluar dari sebuah organisasi. Dengan mengikuti prosedur di atas, Anda dapat mengagendakan surat masuk dan keluar dengan mudah dan efisien. Jadi, mulailah mengagendakan surat masuk dan keluar Anda sekarang juga!
