Langkah-langkah disposisi surat masuk merupakan salah satu prosedur pengurusan surat masuk yang penting. Disposisi surat masuk merupakan proses yang mengatur dan mengendalikan aliran surat masuk yang masuk ke dalam suatu organisasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa surat masuk diterima, diklasifikasikan, dikendalikan, dan ditindaklanjuti dengan tepat.
Pada dasarnya, langkah-langkah disposisi surat masuk meliputi beberapa tahapan, yaitu:
Menerima surat masuk. Hal ini merupakan tahap awal dalam disposisi surat masuk. Pada tahap ini, surat masuk harus diterima dan diklasifikasikan sesuai dengan jenisnya. Surat masuk dapat berupa surat resmi, surat pribadi, atau surat dari pihak luar.
Mensortir surat masuk. Setelah surat masuk diterima, langkah selanjutnya adalah mensortir surat masuk berdasarkan jenisnya. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk diklasifikasikan dengan benar dan diteruskan kepada pihak yang tepat.
Menetapkan dan menentukan arah surat. Setelah surat masuk diklasifikasikan, langkah selanjutnya adalah menetapkan dan menentukan arah surat. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk diteruskan kepada pihak yang tepat.
Menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya. Setelah surat masuk diklasifikasikan dan arahnya ditentukan, langkah selanjutnya adalah menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk diklasifikasikan dengan benar dan diteruskan kepada pihak yang tepat.
Mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya. Setelah surat masuk diklasifikasikan dan arahnya ditentukan, langkah selanjutnya adalah mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam surat masuk dapat dikendalikan dengan benar.
Menyampaikan surat kepada unit pengolah. Setelah surat masuk diklasifikasikan, dikendalikan, dan dicatat, langkah selanjutnya adalah menyampaikan surat kepada unit pengolah. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk diteruskan kepada pihak yang tepat dan ditindaklanjuti dengan tepat.
Demikianlah langkah-langkah disposisi surat masuk yang harus diikuti oleh sebuah organisasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dengan benar agar surat masuk dapat diterima, diklasifikasikan, dikendalikan, dan ditindaklanjuti dengan tepat. Dengan melakukan langkah-langkah disposisi surat masuk dengan benar, organisasi dapat memastikan bahwa surat masuk diterima, diklasifikasikan, dikendalikan, dan ditindaklanjuti dengan tepat. Hal ini akan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.