Kalbariana.web.id – Seorang dokter di Puskesmas dengan pengalaman 10 tahun selalu berusaha memastikan segala administrasi di puskesmas berjalan dengan baik. Salah satu hal penting yang harus dipahami oleh bendahara barang puskesmas adalah mengenai dokumen-dokumen yang harus ditandatangani. Berikut adalah lima dokumen penting yang wajib ditandatangani oleh bendahara barang puskesmas:
1. Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang diterima atau dikirim oleh puskesmas. Dokumen ini wajib ditandatangani oleh bendahara barang puskesmas untuk memastikan barang yang diterima atau dikirim sesuai dengan jumlah dan kualitas yang diinginkan. Selain itu, surat jalan ini akan menjadi bukti jika terjadi permasalahan dalam pengiriman barang.
Jika terjadi perbedaan dalam kondisi barang, maka bendahara barang puskesmas harus menolak barang tersebut. Jika tidak, maka seolah-olah barang yang rusak tersebut telah diterima dan menjadi tanggung jawab puskesmas.
Dokumen surat jalan harus diarsipkan dengan baik agar bisa dijadikan referensi jika terjadi transaksi dalam rentang waktu tertentu.
2. Bukti Penerimaan Barang (BPB)
BPB adalah dokumen yang mencatat barang-barang yang diterima oleh puskesmas. Dokumen ini harus ditandatangani oleh bendahara barang puskesmas setelah memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan deskripsi dan jumlah. BPB juga mencatat perolehan harga barang pada saat diterima sehingga bisa dijadikan rujukan jika terjadi perbedaan dalam penentuan harga.
Setelah ditandatangani, BPB akan diteruskan kepada bagian keuangan sebagai dasar pencatatan administrasi.
Bendahara barang puskesmas harus memastikan bahwa BPB sesuai dengan bukti penerimaan yang diterima. Jangan pernah menandatangani BPB tanpa melakukan pengecekan terlebih dahulu.
3. Surat Perintah Membayar (SPM)
SPM adalah dokumen yang mencatat perintah untuk membayar tagihan atau piutang yang harus dibayarkan. SPM ini harus ditandatangani oleh bendahara barang puskesmas untuk mengkonfirmasi kebenaran pesanan. Dokumen ini akan menjadi penting dalam pencatatan keuangan puskesmas dan bisa dijadikan rujukan jika terjadi permasalahan dalam pembayaran.
Bendahara barang harus berhati-hati dalam menandatangani SPM ini agar tidak terjadi kesalahan dalam pembayaran. Jangan pernah menandatangani SPM jika tidak yakin atau tidak memahami isinya.
Setelah ditandatangani, dokumen ini akan diteruskan ke pihak keuangan untuk dilakukan pembayaran.
4. Surat Penagihan
Surat penagihan digunakan untuk mencatat piutang yang harus ditagih dari pihak lain. Dokumen ini harus ditandatangani oleh bendahara barang untuk memberikan tanda bahwa pihak tersebut memang memiliki piutang pada puskesmas. Setelah ditandatangani, surat penagihan akan diteruskan ke pihak keuangan untuk dilakukan tindakan penagihan.
Sebelum menandatangani surat penagihan ini, bendahara harus memastikan bahwa benar terdapat piutang dari pihak tersebut pada puskesmas dan bahwa jumlah piutang sudah sesuai.
Setelah piutang tersebut dibayar, bendahara harus memastikan untuk menghapus catatan piutang tersebut dari catatan keuangan puskesmas.
5. Surat Keterangan Barang (SKB)
SKB adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat nomor seri, jenis produk, dan spesifikasi produk untuk setiap barang yang dimiliki oleh puskesmas. Dokumen ini harus ditandatangani oleh bendahara barang sebagai tanda penerimaan barang. Dengan adanya SKB, akan mudah mengetahui status barang dan kapan barang tersebut dipakai.
Dokumen SKB juga akan digunakan jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang. Dengan adanya SKB, dapat memudahkan bentuk tindakan untuk memperbaiki atau mengganti barang tersebut.
Bendahara barang harus mengecek kesesuaian nomor seri dan jenis produk barang, serta kondisi baran tersebut sebelum menandatangani SKB.