Arsip merupakan kumpulan dokumen yang diklasifikasikan, disimpan, dan dikelola secara sistematis. Arsip dapat berupa dokumen fisik ataupun digital. Sebagai contoh, arsip dapat berupa surat-surat, warkat, akte notaris, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto, dan lain-lain.
Arsip dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan dan dibutuhkan dalam proses operasional perusahaan. Sementara itu, arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dan tidak dibutuhkan dalam proses operasional perusahaan.
Kegunaan arsip bagi perusahaan sangatlah penting. Dengan menyimpan arsip, perusahaan dapat memiliki dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti atau alat untuk mengukur kinerja perusahaan. Arsip juga dapat digunakan untuk mengatur proses bisnis dan memudahkan proses pengambilan keputusan.
Selain itu, arsip juga dapat digunakan untuk melacak histori transaksi dan mengetahui informasi tentang produk dan jasa yang telah diberikan. Arsip juga dapat digunakan untuk mengontrol biaya dan meningkatkan efisiensi.
Untuk memastikan arsip yang disimpan aman dan terjaga, perusahaan harus memiliki sistem arsip yang baik. Sistem arsip yang baik akan memastikan bahwa arsip yang disimpan aman dan terjaga. Sistem arsip yang baik juga akan memastikan bahwa arsip yang disimpan dapat dengan mudah ditemukan dan diakses.
Misalnya, perusahaan dapat menggunakan sistem arsip berbasis komputer untuk menyimpan arsip secara digital. Sistem ini akan memastikan bahwa arsip yang disimpan aman dan terjaga. Selain itu, sistem ini juga akan memastikan bahwa arsip yang disimpan dapat dengan mudah ditemukan dan diakses.
Kesimpulannya, arsip sangat penting bagi perusahaan. Dengan menyimpan arsip, perusahaan dapat memiliki dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti atau alat untuk mengukur kinerja perusahaan. Selain itu, arsip juga dapat digunakan untuk melacak histori transaksi dan mengetahui informasi tentang produk dan jasa yang telah diberikan. Untuk memastikan arsip yang disimpan aman dan terjaga, perusahaan harus memiliki sistem arsip yang baik. 19 Mei 2020.