Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang paling umum digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Namun, ada kalanya kita menemukan surat yang tidak jelas asal-usulnya. Bagaimana cara mengetahui bahwa surat tersebut resmi atau tidak?
Pertama, perhatikan keberadaan kop atau kepala surat. Kop atau kepala surat biasanya berisi informasi tentang pengirim surat, seperti nama, alamat, dan logo perusahaan. Jika surat tersebut tidak memiliki kop atau kepala surat, maka surat tersebut kemungkinan bukanlah surat resmi.
Kedua, perhatikan nomor surat. Surat resmi biasanya memiliki nomor surat yang diberikan oleh pengirim. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan pengirim dan penerima untuk mengidentifikasi surat tersebut. Jika surat tersebut tidak memiliki nomor surat, maka surat tersebut kemungkinan bukanlah surat resmi.
Ketiga, perhatikan lampiran. Surat resmi biasanya dilengkapi dengan lampiran seperti dokumen atau foto. Jika surat tersebut tidak memiliki lampiran, maka surat tersebut kemungkinan bukanlah surat resmi.
Keempat, perhatikan perihal. Surat resmi biasanya memiliki perihal yang jelas, seperti “Permohonan Pembuatan Kartu Kredit” atau “Pemberitahuan Pembayaran Tagihan”. Jika surat tersebut tidak memiliki perihal, maka surat tersebut kemungkinan bukanlah surat resmi.
Kelima, perhatikan bahasa yang digunakan. Pada surat resmi menggunakan ragam bahasa formal, sedangkan dalam surat pribadi bahasa yang digunakan disesuaikan dengan penerima surat. Jadi, jika surat tersebut menggunakan bahasa yang tidak formal, maka surat tersebut kemungkinan bukanlah surat resmi.
Itulah beberapa cara untuk mengetahui bahwa surat tersebut resmi atau tidak. Dengan mengetahui cara ini, kita dapat lebih mudah mengidentifikasi surat yang kita terima dan mengetahui asal-usulnya. Jadi, jangan lupa untuk selalu memeriksa keberadaan kop atau kepala surat, nomor surat, lampiran, perihal, dan bahasa yang digunakan sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.