Mengarsipkan surat keluar adalah hal yang penting untuk dilakukan dalam sebuah organisasi. Mengarsipkan surat keluar dapat membantu menjaga informasi penting dan menyimpan dokumen untuk referensi di masa mendatang. Namun, proses mengarsipkan surat keluar memerlukan beberapa langkah yang harus diikuti agar surat tersebut dapat dengan benar disimpan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk mengarsipkan surat keluar tahun ini.
Pertama, Anda harus memeriksa terlebih dahulu tanda pada setiap lembar disposisi pada surat, apakah surat tersebut sudah boleh atau belum boleh untuk disimpan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat tersebut dapat disimpan dengan benar dan tidak akan menimbulkan masalah di masa depan.
Kedua, Anda harus melakukan pemberian kode atau memberikan indeks pada surat tersebut. Hal ini akan membantu Anda untuk menemukan surat dengan cepat dan mudah. Anda juga dapat menggunakan kode atau indeks ini untuk membuat sistem pencarian surat yang efisien.
Ketiga, Anda harus memastikan bahwa surat yang akan disimpan telah dicetak dan dikirimkan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat yang disimpan adalah surat yang benar-benar dikirimkan dan diterima oleh penerima.
Keempat, Anda harus menyimpan surat tersebut dalam folder yang sesuai. Folder ini harus diberi label dengan tanggal pengiriman surat. Hal ini akan membantu Anda untuk menemukan surat dengan cepat dan mudah.
Kelima, Anda harus mencatat tanggal pengiriman surat dalam buku log. Hal ini akan membantu Anda untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim dan juga membantu Anda untuk mengontrol surat yang masuk dan keluar.
Itulah beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk mengarsipkan surat keluar tahun ini. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan mudah mengarsipkan surat keluar dengan benar dan efisien. Selamat mencoba dan semoga berhasil! 5 Mei 2018.
