Bagaimana cara menangani surat masuk?
Surat masuk adalah salah satu cara komunikasi yang paling penting dalam sebuah organisasi. Surat masuk harus ditangani dengan baik agar organisasi dapat mengolah informasi yang diterimanya dengan tepat. Prosedur pengurusan surat masuk meliputi beberapa tahapan penting, yaitu menerima surat masuk, menyortir surat masuk, menetapkan dan menentukan arah surat, menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya, mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya, dan menyampaikan surat kepada unit pengolah.
Pertama, menerima surat masuk adalah tahap awal dalam menangani surat masuk. Setiap surat masuk harus diterima dengan baik dan disimpan di tempat yang aman. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat masuk tidak hilang atau rusak sebelum ditangani.
Kedua, menyortir surat masuk. Setelah surat masuk diterima, surat-surat tersebut harus disortir sesuai dengan tujuannya. Surat-surat yang memiliki tujuan yang sama harus dikumpulkan bersama-sama agar lebih mudah untuk ditangani.
Ketiga, menetapkan dan menentukan arah surat. Setelah surat-surat disortir, maka langkah selanjutnya adalah menetapkan dan menentukan arah surat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat-surat tersebut dikirim kepada orang yang tepat.
Keempat, menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya. Setelah menetapkan dan menentukan arah surat, maka surat-surat tersebut harus dikelompokkan berdasarkan sifatnya. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat-surat tersebut ditangani dengan benar.
Kelima, mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya. Setelah surat-surat tersebut dikelompokkan berdasarkan sifatnya, maka langkah selanjutnya adalah mencatat surat-surat tersebut dalam rangka mengendalikan informasinya. Hal ini penting untuk memastikan bahwa informasi yang diterima dari surat-surat tersebut dapat dikendalikan dengan baik.
Keenam, menyampaikan surat kepada unit pengolah. Setelah surat-surat tersebut dicatat, maka langkah selanjutnya adalah menyampaikan surat-surat tersebut kepada unit pengolah. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat-surat tersebut dapat diolah dengan benar.
Dengan demikian, itulah beberapa tips untuk menangani surat masuk. Dengan mengikuti prosedur pengurusan surat masuk yang telah disebutkan di atas, maka organisasi dapat mengolah informasi yang diterimanya dengan tepat. Selamat mencoba!
