Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini karena surat resmi dapat digunakan untuk menyampaikan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan, keluarga, dan kegiatan lainnya. Namun, bagaimana kita tahu bahwa surat tersebut merupakan surat resmi? Salah satu cara yang paling mudah untuk mengetahuinya adalah dengan melihat nomor surat.
Nomor surat menjadi bukti bahwa surat tersebut merupakan surat resmi. Dalam penulisan format memiliki kode-kode yang juga memiliki maksud tersendiri. Tujuan penomoran surat tentunya akan memudahkan mengetahui pembuatan surat tersebut serta dapat memudahkan dalam melakukan pengarsipan.
Nomor surat biasanya ditulis di bagian atas surat, biasanya berada di sebelah kiri atau kanan. Format penulisan nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian. Pertama, ada kode instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat. Kode ini berbeda untuk setiap instansi atau organisasi yang berbeda.
Kedua, ada nomor urut surat. Nomor ini berbeda untuk setiap surat yang dikeluarkan oleh instansi atau organisasi yang sama. Nomor ini biasanya dimulai dari angka satu dan diikuti dengan tahun pembuatan surat.
Ketiga, ada kode surat. Kode ini berbeda untuk setiap jenis surat yang dikeluarkan oleh instansi atau organisasi yang sama. Kode ini biasanya berupa singkatan yang menggambarkan jenis surat yang dikeluarkan.
Keempat, ada tanggal pembuatan surat. Tanggal ini biasanya ditulis dalam format tanggal, bulan, dan tahun. Contohnya, 20 Nov 2020.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa nomor surat termasuk surat resmi. Dengan melihat nomor surat, kita dapat mengetahui instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat, nomor urut surat, kode surat, dan tanggal pembuatan surat. Dengan begitu, kita dapat dengan mudah mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat resmi atau bukan.