Surat undangan resmi adalah surat yang dikirimkan oleh sebuah organisasi atau instansi untuk mengundang orang lain untuk menghadiri sebuah acara atau pertemuan. Surat undangan resmi biasanya mencakup informasi tentang acara atau pertemuan, seperti tanggal, waktu, lokasi, dan tujuan acara. Surat undangan resmi juga dapat mencakup informasi tentang bagaimana orang yang diundang dapat menghadiri acara atau pertemuan.
Dilansir dari buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis (2007) oleh A. Fauzi, surat undangan resmi adalah undangan yang diselenggarakan antarinstansi untuk keperluan dinas. Contohnya, surat undangan rapat, dinas, pertemuan bisnis, dan masih banyak lainnya. Surat undangan resmi biasanya dikirimkan dalam bentuk cetak, namun saat ini banyak juga surat undangan resmi yang dikirimkan melalui email.
Surat undangan resmi harus ditulis dengan baik dan benar, dengan menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Surat undangan resmi harus mencakup informasi yang relevan tentang acara atau pertemuan yang akan diadakan, seperti tanggal, waktu, lokasi, dan tujuan acara. Surat undangan resmi juga harus mencakup informasi tentang bagaimana orang yang diundang dapat menghadiri acara atau pertemuan.
Contoh surat undangan resmi adalah surat undangan rapat, surat undangan dinas, surat undangan pertemuan bisnis, dan masih banyak lainnya. Sebagai contoh, berikut adalah contoh surat undangan rapat yang dikirimkan oleh sebuah organisasi untuk mengundang orang lain untuk menghadiri rapat pada 10 Mar 2022:
“Kepada Yth,
Kami mengundang Anda untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: 10 Mar 2022
Waktu: Pukul 09.00 – 11.00
Lokasi: Ruang Rapat Gedung A, Lantai 2
Tujuan rapat adalah untuk membahas tentang strategi pemasaran baru yang akan kami implementasikan.
Kami mengharapkan kehadiran Anda pada rapat tersebut.
Terima kasih.
Hormat kami,
Nama Organisasi”
Dari contoh di atas, kita dapat melihat bahwa surat undangan resmi harus mencakup informasi yang relevan tentang acara atau pertemuan yang akan diadakan, seperti tanggal, waktu, lokasi, dan tujuan acara. Surat undangan resmi juga harus mencakup informasi tentang bagaimana orang yang diundang dapat menghadiri acara atau pertemuan. Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat membuat surat undangan resmi yang baik dan benar.
