Tahun ini, arsip merupakan salah satu aspek penting yang harus diperhatikan dalam organisasi. Menyimpan arsip secara tepat dan teratur dapat membantu organisasi untuk mengakses informasi yang diperlukan dengan cepat dan mudah. Oleh karena itu, alat-alat kearsipan yang tepat sangat penting untuk mengatur arsip dengan benar. Berikut adalah beberapa alat kearsipan yang diperlukan untuk mengarsip surat:
Map Arsip atau Map Folder: Map arsip atau map folder adalah alat kearsipan yang paling umum digunakan untuk menyimpan surat. Map arsip atau map folder terdiri dari kertas berwarna yang berfungsi sebagai penanda untuk mengidentifikasi jenis surat yang disimpan. Map arsip atau map folder dapat ditemukan dalam berbagai ukuran dan warna.
Hanging Map: Hanging map adalah alat kearsipan yang berbentuk seperti lembaran kertas yang dapat ditempelkan pada dinding. Hanging map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat yang berukuran kecil. Hanging map juga dapat digunakan untuk menyimpan kartu nama, kartu ucapan, dan lainnya.
Ordner: Ordner adalah alat kearsipan yang berbentuk seperti buku yang dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat yang berukuran sedang. Ordner biasanya terbuat dari kertas yang kuat dan dapat ditemukan dalam berbagai ukuran dan warna.
Boks Arsip: Boks arsip adalah alat kearsipan yang berbentuk seperti kotak yang dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat yang berukuran besar. Boks arsip biasanya terbuat dari plastik atau kertas yang kuat dan dapat ditemukan dalam berbagai ukuran dan warna.
Rak Arsip: Rak arsip adalah alat kearsipan yang berbentuk seperti rak yang dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat yang berukuran besar. Rak arsip biasanya terbuat dari kayu atau logam yang kuat dan dapat ditemukan dalam berbagai ukuran dan warna.
Filling Cabinet: Filling cabinet adalah alat kearsipan yang berbentuk seperti lemari yang dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat yang berukuran besar. Filling cabinet biasanya terbuat dari kayu atau logam yang kuat dan dapat ditemukan dalam berbagai ukuran dan warna.
Roll Opcak: Roll opcak adalah alat kearsipan yang berbentuk seperti gulungan yang dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat yang berukuran besar. Roll opcak biasanya terbuat dari plastik atau kertas yang kuat dan dapat ditemukan dalam berbagai ukuran dan warna.
Printer Barcode: Printer barcode adalah alat kearsipan yang berfungsi untuk mencetak barcode pada surat-surat yang disimpan. Printer barcode dapat membantu organisasi untuk mengidentifikasi dan mengakses surat-surat dengan cepat dan mudah.
Selain alat-alat kearsipan di atas, ada juga beberapa item lain yang dapat digunakan untuk mengarsip surat, seperti penggaris, penanda, dan lainnya. Dengan menggunakan alat-alat kearsipan yang tepat, organisasi dapat menyimpan arsip dengan benar dan mengakses informasi yang diperlukan dengan cepat dan mudah.