Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Surat dapat digunakan untuk menyampaikan informasi, meminta bantuan, mengajukan permohonan, dan lain sebagainya. Namun, agar surat yang dikirim dapat mencapai tujuan yang diinginkan, maka diperlukan beberapa syarat yang harus dipenuhi.
Menurut Ramelan (2005), syarat surat yang baik adalah sebagai berikut:
1. Bentuk surat harus sesuai dengan isi. Surat yang dikirim harus menggunakan bentuk yang sesuai dengan tujuan pengirimannya. Misalnya, jika ingin mengajukan permohonan, maka bentuk surat yang digunakan adalah surat permohonan.
2. Bahasa yang digunakan tidak boleh kasar atau tidak menyinggung perasaan dan tetap menjaga sopan santun. Penggunaan bahasa yang sopan dan bersahabat akan membuat penerima surat merasa dihargai dan dapat membuat penerima surat lebih mudah menerima pesan yang disampaikan.
3. Kalimat dalam surat harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar. Penggunaan kalimat yang benar akan membuat surat terlihat lebih profesional dan mudah dipahami oleh penerima surat.
4. Penulisan alamat pengirim dan penerima harus benar. Alamat pengirim dan penerima harus ditulis dengan benar dan lengkap agar surat dapat sampai dengan tepat waktu.
5. Surat harus ditandatangani oleh pengirim. Penandatanganan surat oleh pengirim akan menunjukkan bahwa surat tersebut adalah asli dan dikirim oleh pengirim yang bersangkutan.
6. Penulisan tanggal harus benar. Tanggal yang ditulis harus benar dan sesuai dengan kalender yang berlaku. Misalnya, 10 Mei 2022.
7. Isi surat harus jelas dan singkat. Isi surat harus jelas dan singkat agar penerima surat dapat memahami dengan mudah isi surat tersebut.
Itulah beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam membuat surat. Dengan memperhatikan syarat-syarat tersebut, maka surat yang dikirim akan lebih baik dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
