Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama digunakan manusia. Surat dapat dikatakan sebagai alat komunikasi tertulis yang paling lama digunakan manusia. Jadi, fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis.
Kemudian menurut Soedjito dan Solchan (2004:2), surat berfungsi sebagai: 1. alat komunikasi; 2. alat bukti tertulis; 3. alat bukti historis; 4. alat pengingat; 5. duta organisasi, dan; 6. pedoman kerja.
Fungsi surat sebagai alat komunikasi sudah tidak diragukan lagi. Surat dapat digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan, dan perintah dari satu orang ke orang lain. Surat juga dapat digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu organisasi ke organisasi lain.
Fungsi surat sebagai alat bukti tertulis juga tidak diragukan lagi. Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis dalam berbagai situasi. Surat dapat digunakan sebagai bukti bahwa seseorang telah melakukan sesuatu atau telah menyampaikan sesuatu.
Fungsi surat sebagai alat bukti historis juga tidak diragukan lagi. Surat dapat digunakan untuk mencatat sejarah suatu peristiwa atau suatu kejadian. Dengan surat, kita dapat melihat bagaimana peristiwa atau kejadian tersebut terjadi dan bagaimana hasilnya.
Fungsi surat sebagai alat pengingat juga tidak diragukan lagi. Surat dapat digunakan untuk mengingatkan seseorang tentang sesuatu yang harus dilakukan. Surat dapat digunakan untuk mengingatkan seseorang tentang suatu kewajiban atau suatu tanggung jawab yang harus dilakukan.
Fungsi surat sebagai duta organisasi juga tidak diragukan lagi. Surat dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tentang suatu organisasi kepada orang lain. Surat dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh suatu organisasi.
Fungsi surat sebagai pedoman kerja juga tidak diragukan lagi. Surat dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tentang tata cara atau prosedur yang harus dilakukan dalam suatu pekerjaan. Surat dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tentang bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan dan bagaimana hasilnya harus dicapai.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa surat memiliki berbagai fungsi yang berbeda. Surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja. Dengan mengetahui fungsi-fungsi ini, kita dapat menggunakan surat dengan lebih efektif dan efisien.