Surat adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling penting dalam kehidupan sehari-hari. Surat bisa digunakan untuk menyampaikan informasi, meminta bantuan, menyampaikan perintah, dan banyak lagi. Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk tujuan tertentu, seperti menyampaikan informasi atau meminta bantuan dari pihak lain.
Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut. Pertama, ada nomor surat yang diberikan oleh pengirim. Nomor surat ini berguna untuk mengidentifikasi surat dan memudahkan penerima untuk mengakses informasi lebih lanjut. Kedua, ada lampiran yang disertakan bersama surat. Lampiran ini bisa berupa dokumen, foto, atau informasi lain yang diperlukan untuk membantu penerima memahami isi surat. Ketiga, ada perihal yang dicantumkan di bagian atas surat. Perihal ini berisi informasi singkat tentang topik surat.
Keempat, surat resmi menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim. Misalnya, salam pembuka yang umum digunakan adalah “dengan hormat” atau “dengan hormat kami”. Sedangkan salam penutup yang lazim adalah “terima kasih” atau “hormat kami”. Kelima, penggunaan ragam bahasa resmi juga merupakan ciri surat resmi. Ragam bahasa resmi yang digunakan adalah bahasa yang sopan dan santun, serta menghindari kata-kata yang kasar.
Keenam, surat resmi biasanya menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi. Cap atau stempel ini berfungsi untuk mengidentifikasi pengirim dan memastikan bahwa surat tersebut asli. Dengan demikian, penerima dapat yakin bahwa surat tersebut berasal dari lembaga yang dituju.
Surat resmi memiliki ciri-ciri yang berbeda dari surat lainnya. Ciri-ciri tersebut di atas dapat membantu Anda membedakan surat resmi dari surat lainnya. Dengan mengetahui ciri-ciri surat resmi, Anda dapat membuat surat yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan.