Surat dinas adalah salah satu jenis surat yang biasanya digunakan oleh instansi pemerintah atau perusahaan untuk menyampaikan informasi atau perintah tertentu. Struktur dari surat dinas sangat penting untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan dapat diterima dengan benar. Struktur dalam surat dinas terdiri dari beberapa item penting yang harus ada.
Kop atau Kepala Surat. Kop atau kepala surat adalah bagian pertama dari surat dinas. Kop atau kepala surat berisi informasi tentang instansi yang mengirimkan surat, tanggal surat, nomor surat, sifat surat, dan lampiran. Kop atau kepala surat juga menyatakan tujuan surat dinas.
Tanggal Surat Dinas. Tanggal surat dinas adalah tanggal surat dibuat. Tanggal surat dinas harus ditulis dengan benar agar penerima surat dapat mengetahui kapan surat tersebut dibuat.
Nomor Surat Dinas. Nomor surat dinas adalah nomor yang diberikan oleh instansi yang mengirimkan surat. Nomor surat dinas berfungsi untuk memudahkan pengiriman surat dan mengidentifikasi surat.
Sifat Surat Dinas. Sifat surat dinas adalah jenis surat yang dikirimkan. Sifat surat dinas biasanya disebutkan dalam kop atau kepala surat.
Lampiran. Lampiran adalah dokumen atau berkas yang dilampirkan dalam surat dinas. Lampiran biasanya berisi informasi tambahan yang berkaitan dengan surat dinas.
Hal Surat. Hal surat adalah isi dari surat dinas. Hal surat menyatakan tujuan surat dinas dan informasi yang disampaikan.
Alamat Penerima. Alamat penerima adalah alamat tujuan surat dinas. Alamat penerima harus ditulis dengan benar agar surat dinas dapat sampai ke tujuan.
Kalimat Pembuka. Kalimat pembuka adalah kalimat yang digunakan untuk membuka surat dinas. Kalimat pembuka biasanya menyatakan tujuan surat dinas.
Item lainnya. Selain item-item di atas, surat dinas juga dapat berisi item lain seperti salam pembuka, paragraf isi, tanda tangan, dan lain-lain. Item-item ini bergantung pada tujuan surat dinas.
Dengan memahami struktur dari surat dinas, kita dapat memastikan bahwa surat dinas yang kita kirimkan dapat diterima dengan benar. Dengan begitu, tujuan surat dinas dapat tercapai.
