Surat resmi merupakan salah satu jenis surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau instruksi dari satu pihak ke pihak lain. Surat resmi biasanya ditulis dengan menggunakan bahasa yang sopan dan baku. Surat resmi juga harus mengikuti format yang telah ditentukan agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik.
Untuk membuat surat resmi yang baik dan benar, terdapat beberapa unsur yang harus ada. Unsur-unsur tersebut antara lain adalah Kop Surat atau Kepala Surat, Tanggal Surat, Hal/Perihal Surat, Nomor Surat, Lampiran, Alamat Surat, dan Isi Surat.
Kop Surat atau Kepala Surat merupakan bagian yang berisi nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga. Kop Surat atau Kepala Surat ini biasanya ditulis di bagian atas surat dan berfungsi sebagai identitas pengirim surat.
Tanggal Surat merupakan bagian yang berisi tanggal pembuatan surat. Tanggal Surat biasanya ditulis di bagian atas surat, tepat di bawah Kop Surat atau Kepala Surat.
Hal/Perihal Surat merupakan bagian yang berisi tema atau topik yang dibahas dalam surat. Hal/Perihal Surat biasanya ditulis di bagian atas surat, tepat di bawah Tanggal Surat.
Nomor Surat merupakan bagian yang berisi nomor surat yang diberikan oleh instansi pengirim. Nomor Surat biasanya ditulis di bagian atas surat, tepat di bawah Hal/Perihal Surat.
Lampiran merupakan bagian yang berisi informasi tentang dokumen atau berkas yang dilampirkan dalam surat. Lampiran biasanya ditulis di bagian atas surat, tepat di bawah Nomor Surat.
Alamat Surat merupakan bagian yang berisi alamat tujuan surat. Alamat Surat biasanya ditulis di bagian tengah surat, tepat di bawah Kop Surat atau Kepala Surat.
Isi Surat merupakan bagian yang berisi informasi atau instruksi yang dikirimkan dalam surat. Isi Surat biasanya ditulis di bagian bawah surat, tepat di bawah Alamat Surat.
Demikianlah beberapa unsur yang dibutuhkan dalam menulis surat resmi. Dengan memperhatikan unsur-unsur tersebut, maka surat resmi yang dibuat akan lebih baik dan benar.
