Memiliki buku agenda surat masuk merupakan hal yang penting bagi setiap organisasi. Buku agenda ini berfungsi sebagai catatan atau bukti bahwa surat telah diterima. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.
Buku agenda surat masuk memiliki beberapa kolom yang harus diisi. Kolom-kolom tersebut diperlukan untuk memudahkan pengelolaan surat masuk. Berikut adalah kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda surat masuk:
1. Nomor surat: Kolom ini digunakan untuk mencatat nomor surat yang diterima.
2. Tanggal penerimaan surat: Kolom ini digunakan untuk mencatat tanggal penerimaan surat.
3. Nama instansi atau perusahaan pengirim: Kolom ini digunakan untuk mencatat nama instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat.
4. Tanggal dan nomor surat: Kolom ini digunakan untuk mencatat tanggal dan nomor surat yang diterima.
5. Perihal: Kolom ini digunakan untuk mencatat perihal surat yang diterima.
6. Lampiran: Kolom ini digunakan untuk mencatat lampiran yang disertakan dalam surat.
7. Diteruskan pada keterangan: Kolom ini digunakan untuk mencatat informasi tentang penerima surat yang diteruskan.
8. Kode arsip: Kolom ini digunakan untuk mencatat kode arsip yang diterapkan pada surat.
Dengan mencatat informasi dalam buku agenda surat masuk, organisasi dapat dengan mudah mengakses dan mengelola surat masuk. Ini juga membantu dalam mengidentifikasi surat yang masuk dan mengontrol pengiriman surat.
Buku agenda surat masuk juga membantu dalam mengatur dan mengontrol arsip surat. Arsip surat yang diklasifikasikan dengan benar dapat membantu dalam menemukan surat yang diperlukan dengan cepat dan mudah.
Untuk memastikan bahwa buku agenda surat masuk berfungsi dengan baik, pastikan bahwa semua kolom yang terdapat dalam buku agenda tersebut diisi dengan benar. Hal ini akan membantu dalam mengontrol dan mengelola surat masuk dengan lebih efisien. 15 Feb 2021.
