Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Dalam menangani surat, perusahaan dapat menggunakan sistem buku agenda untuk memudahkan proses pembuatan surat. Langkah awal dalam pembuatan surat dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut.
Pertama, perusahaan harus membuat konsep surat yang akan dibuat. Konsep ini harus disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum diteruskan ke tahap selanjutnya. Setelah disetujui, konsep harus dicatat dengan benar dan lengkap.
Kedua, setelah konsep disetujui dan dicatat, konsep tersebut harus diketikkan. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat yang dibuat benar-benar sesuai dengan konsep yang telah disetujui.
Ketiga, setelah diketikkan, konsep surat harus diperiksa kembali. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat yang dibuat benar-benar sesuai dengan konsep yang telah disetujui.
Keempat, setelah konsep surat disetujui dan diperiksa, surat tersebut harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Setelah ditandatangani, surat harus diberi cap dinas.
Kelima, setelah surat ditandatangani dan diberi cap dinas, surat tersebut harus dilipat dengan benar. Lipatan surat ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat yang dibuat benar-benar sesuai dengan konsep yang telah disetujui.
Selain langkah-langkah di atas, terdapat beberapa item lain yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat dengan sistem buku agenda. Hal ini termasuk mencetak surat, mengirim surat, dan membuat arsip surat. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan dapat dengan mudah menangani surat keluar dengan sistem buku agenda.
Penulis: 26 Nov 2017.
