Buku agenda merupakan salah satu alat yang sangat penting bagi perusahaan atau organisasi untuk mencatat segala jenis surat masuk dan surat keluar. Buku agenda juga bisa dipergunakan untuk mencatat informasi penting lainnya seperti jadwal rapat, kegiatan-kegiatan yang akan datang, dan lain sebagainya. Buku agenda dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda berpasangan. Kedua jenis buku agenda ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Buku Agenda Tunggal dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor berurutan dalam satu buku. Kelebihan dari buku agenda tunggal adalah lebih mudah untuk mencari informasi yang diperlukan karena hanya ada satu buku yang harus dibuka. Selain itu, buku agenda tunggal juga lebih hemat biaya karena hanya membutuhkan satu buku.
Namun, ada juga kekurangan dari buku agenda tunggal. Karena hanya ada satu buku, maka informasi yang tercatat dalam buku agenda tunggal akan cepat penuh. Hal ini membuat informasi yang tersimpan dalam buku agenda tunggal menjadi kurang terorganisir.
Buku Agenda Berpasangan dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan untuk mencatat surat keluar di halaman sebelah kanan dengan nomor urut sendiri-sendiri. Kelebihan dari buku agenda berpasangan adalah informasi yang tersimpan dalam buku agenda berpasangan lebih terorganisir karena ada dua buku yang berbeda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Selain itu, buku agenda berpasangan juga lebih tahan lama karena informasi yang tersimpan dalam buku agenda berpasangan tidak akan cepat penuh.
Namun, ada juga kekurangan dari buku agenda berpasangan. Karena ada dua buku yang berbeda, maka lebih sulit untuk mencari informasi yang diperlukan. Selain itu, buku agenda berpasangan juga lebih mahal karena membutuhkan dua buku.
Kesimpulannya, kedua jenis buku agenda tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, perusahaan atau organisasi harus mempertimbangkan kebutuhan mereka dan menentukan jenis buku agenda yang paling sesuai untuk mereka. 22 Okt 2019.