Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh sebuah organisasi kepada pihak luar. Surat ini dapat berupa surat resmi, undangan, dan lain-lain. Pengurusan surat keluar dapat menjadi tugas yang memakan waktu jika tidak dilakukan dengan sistem yang baik. Oleh karena itu, penting untuk memiliki sistem yang baik untuk mengurus surat keluar. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan sistem buku agenda.
Sistem buku agenda pembuatan konsep adalah sebuah sistem yang dapat membantu dalam mengurus surat keluar. Berikut adalah 12 langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengurus surat keluar dengan sistem buku agenda:
1. Buatlah konsep surat yang akan dikirimkan. Pastikan bahwa konsep surat tersebut sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
2. Setelah konsep surat telah dibuat, kirimkan konsep tersebut untuk mendapatkan persetujuan.
3. Setelah mendapatkan persetujuan, catatlah konsep surat yang telah disetujui.
4. Setelah konsep surat telah dicatat, selanjutnya Anda dapat mengetikkan konsep surat tersebut.
5. Setelah selesai mengetikkan konsep surat, lakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa konsep surat tersebut sudah benar.
6. Setelah konsep surat telah disetujui dan diketik, lakukan penandatanganan surat.
7. Setelah surat telah ditandatangani, berikan cap dinas pada surat tersebut.
8. Setelah cap dinas diberikan, lipatlah surat tersebut.
9. Setelah surat telah dilipat, pastikan bahwa surat tersebut telah sampai ke alamat yang dituju.
10. Setelah surat telah sampai, lakukan pencatatan surat tersebut dalam buku agenda.
11. Setelah pencatatan surat telah selesai, pastikan bahwa semua dokumen yang berkaitan dengan surat tersebut telah disimpan dengan baik.
12. Setelah semua dokumen telah disimpan, lakukan pencatatan item lainnya yang berkaitan dengan surat tersebut.
Dengan mengikuti 12 langkah di atas, Anda dapat dengan mudah mengurus surat keluar dengan sistem buku agenda. Sistem ini dapat membantu Anda dalam mengatur surat keluar dengan lebih efisien dan efektif. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu Anda dalam menghemat waktu dan biaya. Dengan demikian, Anda dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengurus surat keluar dan menghemat biaya yang dikeluarkan.
26 November 2017.
