Berikut ini adalah beberapa tahapan pengelolaan surat keluar yang perlu diperhatikan, diantaranya yaitu:
1. Pembuatan Konsep Surat. Konsep surat juga dikenal sebagai draft. Draft ini merupakan konsep awal dari surat yang akan dikirimkan. Draft ini harus mencakup semua informasi yang relevan dengan surat yang akan dikirimkan. Hal ini termasuk informasi tentang penerima, tujuan, isi, dan tanda tangan.
2. Pengetikan. Setelah draft surat selesai, surat harus diketik. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan memiliki format yang benar dan mudah dibaca.
3. Mengetik Surat dalam Bentuk Akhir. Setelah surat diketik, selanjutnya surat harus diketik dalam bentuk akhir. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan benar-benar sesuai dengan draft yang telah dibuat.
4. Penandatanganan. Setelah surat diketik dalam bentuk akhir, surat harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan memiliki validitas hukum.
5. Pencatatan. Setelah surat ditandatangani, surat harus dicatat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan dapat dilacak dan diakses dengan mudah.
6. Pengiriman Surat. Setelah surat dicatat, selanjutnya surat harus dikirimkan. Surat dapat dikirimkan melalui pos, email, atau kurir.
7. Penyimpanan Surat. Setelah surat dikirimkan, surat harus disimpan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan dapat diakses dengan mudah jika diperlukan.
Dengan mengikuti tahapan-tahapan di atas, Anda dapat dengan mudah mengagendakan surat keluar. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan benar-benar sesuai dengan tujuan dan memiliki validitas hukum.
