Kalbariana.web.id – Saya selama 10 tahun bekerja sebagai dokter di Puskesmas, dan saya melihat pentingnya peran bendahara barang dalam menjaga keberlangsungan Puskesmas. Oleh karena itu, saya ingin berbagi informasi tentang 7 Langkah Penting yang Harus Dilakukan oleh Bendahara Barang Puskesmas untuk Siap Menghadapi Masa Depan.
Penting bagi Puskesmas untuk memiliki bendahara barang yang kompeten, karena bentuk keberhasilan Puskesmas bukan hanya dari segi pelayanan medis yang berkualitas, tetapi juga kelancaran administrasi dan keuangan. Oleh karena itu, dengan melaksanakan 7 langkah penting tersebut, bendahara barang dapat membantu Puskesmas siap menghadapi masa depan.
Mengelola Stok Barang
Bendahara barang harus mengetahui kebutuhan stok barang Puskesmas, mulai dari alat kesehatan hingga obat-obatan. Dengan mengetahui hal ini, bendahara barang dapat mengatur pengadaan barang yang tepat, menghindari surplus atau kekurangan stok, serta membuat laporan keuangan yang akurat. Selain itu, dikarenakan barang-barang medis memiliki masa simpan yang terbatas, maka pengelolaan stok barang juga berkaitan dengan manajemen tanggal kadaluwarsa.
Langkah-langkah yang harus diambil antara lain menyusun daftar stok lengkap, melakukan monitoring dan evaluasi, serta memanfaatkan teknologi untuk mencatat jumlah stok barang secara real time. Dengan mengelola stok barang dengan baik, kebutuhan pelayanan medis yang cepat dan akurat dapat terpenuhi dengan optimal.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah keamanan dan keteraturan penyimpanan stok barang, serta perlunya pengaturan khusus untuk barang-barang dengan risiko keamanan tinggi dan berharga.
Menjalin Hubungan Baik dengan Supplier
Pemilihan supplier yang tepat sangat penting karena kualitas barang yang diterima sangat bergantung pada supplier tersebut. Oleh karena itu, bendahara barang perlu menjalin hubungan baik dengan supplier yang handal, terpercaya, dan dapat bekerja sama dalam jangka panjang. Untuk menjalin hubungan baik seperti ini, bendahara barang perlu aktif mencari informasi mengenai supplier dan produk yang mereka tawarkan, dan melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja supplier.
Tips lainnya, cobalah untuk mengatur pembelian barang secara berkala dalam jumlah tertentu untuk mendapatkan harga yang lebih murah serta menghindari pengeluaran besar dalam waktu yang singkat. Selain itu, meskipun kerja sama jangka panjang dengan supplier sangat penting, tetapi jangan lupakan kepentingan Puskesmas hendaknya bersikap tegas dalam melakukan negosiasi harga atau mendapatkan alternatif supplier yang lebih murah.
Kemampuan dalam menjalin kerjasama antar supplier dan Puskesmas, akan sangat menentukan ketersediaan stok barang, dan juga kualitas pelayanan medis terhadap pasien.
Memantau Permintaan dan Penggunaan Barang
Sejalan dengan pengelolaan stok barang, bendahara barang perlu memantau permintaan dan penggunaan barang. Hal ini penting untuk menghindari terjadinya pemborosan dalam stok barang, serta memastikan bahwa barang-barang tersebut benar-benar digunakan dan tidak terbuang sia-sia. Dengan memantau permintaan dan penggunaan barang, maka pengaturan pengadaan barang dapat dilakukan dengan optimal, serta mengetahui kosumsi rata-rata barang-barang medis pada suatu periode tertentu ataupun jenis kelompok obat yang paling banyak dicari pasien.
Untuk memantau penggunaan barang, bendahara barang dapat membuat sistem pencatatan yang teratur, baik itu secara manual atau dengan menggunakan teknologi seperti software. Sistem pencatatan yang baik juga akan memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan, memantau barang yang sudah habis masa berlakunya, serta menyusun perencanaan pengadaan barang.
Menggunakan Teknologi
Teknologi memberikan banyak kemudahan dalam pengelolaan stok barang dan keuangan Puskesmas. Oleh karena itu, bentara barang sebaiknya mengaplikasikan teknologi untuk pengelolaan barang. Beberapa contoh teknologi yang dapat digunakan adalah software inventori, sistem pendataan yang terintegrasi, dan aplikasi untuk memudahkan pemesanan barang. Selain itu, penggunaan teknologi juga dapat mempercepat proses administrasi dan pengelolaan keuangan Puskesmas.
Penggunaan teknologi juga berdampak pada keberlanjutan Puskesmas, karena teknologi dapat meminimalkan kesalahan manusia, menghindari kekurangan atau kelebihan stok barang, serta mengurangi waktu yang diperlukan dalam pengurusan administrasi dan keuangan. Dengan begitu, pelayanan medis dapat lebih fokus dan optimal.